Què cal saber
- Introduïu dades a les cel·les de columnes i files per crear una base de dades bàsica.
- Si utilitzeu capçaleres, introduïu-les a la primera cel·la de cada columna.
- No deixeu cap fila en blanc a la base de dades.
Aquest article explica com crear una base de dades a Excel per a Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel per a Mac, Excel per a Android i Excel Online.
Introduïu les dades
El format bàsic per emmagatzemar dades en una base de dades Excel és una taula. Un cop s'ha creat una taula, utilitzeu les eines de dades d'Excel per cercar, ordenar i filtrar registres a la base de dades per trobar informació específica.
Per seguir aquest tutorial, introduïu les dades tal com es mostra a la imatge de d alt.
Introduïu els identificadors d'estudiant ràpidament
- Escriviu els dos primers ID, ST348-245 i ST348-246, a les cel·les A5i A6, respectivament.
- Res alta els dos identificadors per seleccionar-los.
- Arrossegueu el mànec d'emplenament a la cel·la A13.
La resta dels identificadors d'estudiant s'introdueixen correctament a les cel·les A6 a A13.
Introduïu les dades correctament
Quan introduïu les dades, és important assegurar-vos que s'introdueixen correctament. A part de la fila 2 entre el títol del full de càlcul i els encapçalaments de les columnes, no deixeu cap altra fila en blanc quan introduïu les vostres dades. A més, assegureu-vos que no deixeu cap cel·la buida.
Els errors de dades causats per una entrada incorrecta de dades són la font de molts problemes relacionats amb la gestió de dades. Si les dades s'introdueixen correctament inicialment, és més probable que el programa us torni els resultats que voleu.
Files són rècords
Cada fila de dades d'una base de dades es coneix com a registre. Quan introduïu registres, tingueu en compte aquestes directrius:
- No deixeu cap fila en blanc a la taula. Això inclou no deixar una fila en blanc entre els encapçalaments de les columnes i la primera fila de dades.
- Un registre ha de contenir dades només sobre un element específic.
- Un registre també ha de contenir totes les dades de la base de dades sobre aquest element. No hi pot haver informació sobre un element en més d'una fila.
Les columnes són camps
Si bé les files d'una base de dades d'Excel s'anomenen registres, les columnes es coneixen com a camps. Cada columna necessita un encapçalament per identificar les dades que conté. Aquests encapçalaments s'anomenen noms de camp.
- Els noms dels camps s'utilitzen per garantir que les dades de cada registre s'introdueixen en la mateixa seqüència.
- Les dades d'una columna s'han d'introduir amb el mateix format. Si comenceu a introduir números com a dígits (com ara 10 o 20), continua així. No canvieu a mig camí i comenceu a introduir números com a paraules (com ara deu o vint). Sigues coherent.
- La taula no ha de contenir cap columna en blanc.
Crea la taula
Un cop introduïdes les dades, es poden convertir en una taula. Per convertir dades en una taula:
- Res alta les cel·les A3 a E13 al full de treball.
- Seleccioneu la pestanya Inici.
- Seleccioneu Format com a taula per obrir el menú desplegable.
- Trieu l'opció blava Estil de taula mitjà 9 per obrir el quadre de diàleg Format com a taula.
- Mentre el quadre de diàleg està obert, les cel·les A3 a E13 del full de treball estan envoltades per una línia de punts.
- Si la línia de punts envolta l'interval correcte de cel·les, seleccioneu D'acord al quadre de diàleg Format com a taula.
- Si la línia de punts no envolta l'interval correcte de cel·les, ress alteu l'interval correcte al full de treball i, a continuació, seleccioneu D'acord al quadre de diàleg Format com a taula.
Les fletxes desplegables s'afegeixen al costat de cada nom de camp i les files de la taula tenen un format alternat en blau clar i fosc.
Feu servir les eines de base de dades
Un cop hàgiu creat la base de dades, utilitzeu les eines que es troben a sota de les fletxes desplegables al costat de cada nom de camp per ordenar o filtrar les vostres dades.
Ordenar dades
- Seleccioneu la fletxa desplegable al costat del camp Cognom.
- Seleccioneu Ordena de la A a la Z per ordenar la base de dades alfabèticament.
- Un cop ordenat, Graham J. és el primer registre de la taula i Wilson R és l'últim.
Filtra les dades
- Seleccioneu la fletxa desplegable al costat del camp Programa.
- Marqueu la casella de selecció que hi ha al costat de Seleccioneu-ho tot per esborrar totes les caselles de selecció.
- Marqueu la casella de selecció que hi ha al costat de Empresa per afegir una marca de verificació a la casella.
- Seleccioneu D'acord.
- Només dos estudiants, G. Thompson i F. Smith són visibles perquè són els únics dos estudiants inscrits al programa de negocis.
- Per mostrar tots els registres, seleccioneu la fletxa desplegable al costat del camp Programa i seleccioneu Esborra el filtre de " Programa".
Amplia la base de dades
Per afegir registres addicionals a la vostra base de dades:
- Coloqueu el punter del ratolí sobre el punt petit a l'extrem inferior dret de la taula.
- El punter del ratolí es converteix en una fletxa de dues capes.
- Manteniu premut el botó dret del ratolí i arrossegueu el punter cap avall per afegir una fila en blanc a la part inferior de la base de dades.
-
Afegiu les dades següents a aquesta nova fila:
Cel·la A14: ST348-255
Cel·la B14: Christopher
Cel·la C14: A.
Cel·la D14: 22
Cel·la E14: Ciència
Completa el format de la base de dades
- Res alta les cel·les A1 a E1 al full de treball.
- Selecciona Inici.
- Seleccioneu Combina i Centra per centrar el títol.
- Seleccioneu Color d'emplenament per obrir la llista desplegable de colors d'emplenament.
- Trieu Blau, accent 1 de la llista per canviar el color de fons de les cel·les A1 a E1 a blau fosc.
- Seleccioneu Color de lletra per obrir la llista desplegable de colors de lletra.
- Trieu Blanc de la llista per canviar el color del text de les cel·les A1 a E1 a blanc.
- Res alta les cel·les A2 a E2 al full de treball.
- Seleccioneu Color d'emplenament per obrir la llista desplegable de colors d'emplenament.
- Trieu Blau, Accent 1, Més clar 80 de la llista per canviar el color de fons de les cel·les A2 a E2 a blau clar.
- Res alta les cel·les A4 a E14 al full de treball.
- Seleccioneu Centre per alinear el text al centre de les cel·les A14 a E14.
Funcions de base de dades
Sintaxi: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
On la funció D és una de les següents:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Tipus: base de dades
Les funcions de base de dades són convenients quan s'utilitza Google Sheets per mantenir dades estructurades, com ara una base de dades. Cada funció de base de dades, Dfunction, calcula la funció corresponent en un subconjunt d'un rang de cel·les considerat com una taula de base de dades. Les funcions de base de dades prenen tres arguments:
- Database_arr és un interval, una matriu incrustada o una matriu generada per una expressió de matriu. Està estructurat de manera que cada fila després de la fila 1 sigui un registre de base de dades i cada columna sigui un camp de base de dades. La fila 1 conté les etiquetes de cada camp.
- Field_str|num indica quina columna (camp) conté els valors que cal fer la mitjana. Això es pot expressar com el nom del camp (cadena de text) o el número de columna, on la columna més a l'esquerra es representaria com 1.
- Criteria_arr és un interval, una matriu incrustada o una matriu generada per una expressió de matriu. Està estructurat de manera que la primera fila contingui els noms dels camps als quals s'aplicarà el criteri (criteris), i les files posteriors contenen les proves condicionals.
La primera fila de Criteris especifica els noms dels camps. Cada altra fila de Criteria representa un filtre, un conjunt de restriccions als camps corresponents. Les restriccions es descriuen utilitzant la notació Consulta per exemple i inclouen un valor per coincidir o un operador de comparació seguit d'un valor de comparació. Alguns exemples de restriccions són: "Xocolata", "42", ">=42" i "42". Una cel·la buida significa que no hi ha cap restricció al camp corresponent.
Un filtre coincideix amb una fila de la base de dades si es compleixen totes les restriccions del filtre (les restriccions de la fila del filtre). Una fila de base de dades (un registre) compleix Criteris si almenys un filtre coincideix amb ell. Un nom de camp pot aparèixer més d'una vegada a l'interval de criteris per permetre múltiples restriccions que s'apliquen simultàniament (per exemple, temperatura >=65 i temperatura <=82).
DGET és l'única funció de base de dades que no agrega valors. DGET retorna el valor del camp especificat al segon argument (de manera semblant a una BUSCAR V) només quan exactament un registre coincideix amb Criteris; en cas contrari, retorna un error que indica que no hi ha coincidències o múltiples coincidències.
