Microsoft Access, una part de la suite ofimàtica Microsoft 365, ofereix una base de dades relacional robusta de classe d'escriptori que no necessita cap servidor per funcionar. Les bases de dades d'accés funcionen des d'un fitxer fix del disc dur o d'una xarxa compartida i ofereixen eines sofisticades per crear taules, consultes, formularis i informes.
Com començar i condicions importants a l'accés
Llenceu Microsoft Access. A l'element de menú Crea, seleccioneu Taula. Una taula és la unitat bàsica d'emmagatzematge en una base de dades. Dins d'un objecte com una taula, la informació s'emmagatzema en combinacions d'atribut/valor.
Aquí teniu alguns termes importants que hauríeu de conèixer quan feu servir Access:
- Fields: elements de dades d'una taula corresponents a columnes.
- Base de dades: una base de dades és una sèrie d'objectes ben definits amb els quals connecteu relacions.
- Form: un front-end gràfic on introduïu informació en una taula.
- Consultes: una consulta destil·la algun subconjunt d'una o més taules per arribar a un conjunt d'informació únic sobre la marxa.
- Registres: elements de dades d'una taula corresponents a files.
- Informes: el contingut d'una taula o els resultats d'una consulta. Els informes són resums d'informació imprimibles.
- Taules: col·leccions d'atributs estructurades i ben definides. L'organització d'una taula prové de camps (columnes) i registres (files).
Relacions d'objectes a Access
Totes les taules es relacionen entre si mitjançant una sèrie de relacions. Microsoft Access és un sistema de gestió de bases de dades relacionals, el que significa que fa complir les regles que regeixen com es relacionen les dades d'una taula amb les d'una altra taula.
Com utilitzar els formularis a Access
Utilitzeu un formulari per facilitar l'entrada ordenada dels registres a la base de dades. Els formularis són eines gràfiques optimitzades per donar suport a l'entrada de dades. En lloc d'afegir informació a la taula directament, els usuaris l'introduiran en un formulari, que és més fàcil de navegar i llegir.
Conclusió
Els resultats d'una consulta no coincideixen perfectament amb els d'una taula. En comptes d'això, una consulta extreu d'una o més taules utilitzant regles avançades de filtratge i ordenació per retornar un resultat semblant a una taula que alimenta un informe o un fitxer d'exportació estructurat.
Informes a Access
Utilitzeu un informe per agafar els resultats d'una consulta o el contingut d'una taula i crear una versió llegible que pugueu imprimir o compartir fàcilment en una pantalla. Els informes resumeixen tot o part del contingut d'una taula.
Conclusió
Microsoft Access és una eina d'informes frontal que extreu dades de fitxers de prova, fulls de càlcul d'Excel, bases de dades SQL o Azure, Microsoft Outlook o dotzenes d' altres fonts d'informació. En importar taules enllaçades o fonts de dades importades, podeu utilitzar Access com a eina de consulta i agent d'informes. Access també admet la publicació d'informes i dades a altres bases de dades i a la plataforma Microsoft SharePoint.
Formats de sortida a Access
En la seva majoria, la informació d'una base de dades d'Access es manté dins d'ella. Tanmateix, les consultes i els informes s'exporten netament fora de la base de dades en formats Excel, text sense format, XML, PDF o XPS. A més, Access alimenta les llistes de distribució de Microsoft Outlook i Microsoft Word.
