Els fulls de càlcul i les bases de dades ofereixen maneres de veure les dades. L'enfocament que utilitza cadascú per recopilar i compartir aquestes dades, però, és força diferent.
Un full de càlcul ofereix dades quasi estructurades en format de fila i columna. Tanmateix, els fulls de càlcul no es relacionen entre ells i no requereixen regles sobre la informació continguda al full de càlcul. A més, els fulls de càlcul no tenen eines sofisticades de resum i informes.
Les bases de dades recullen informació de manera estructurada i fan complir, de manera predeterminada, regles i relacions sobre el que entra i surt. Hem revisat tots dos per ajudar-vos a determinar quin s'adapta millor a les vostres necessitats.
Conclusió general
- Conté cel·les fetes de columnes i files.
- Feu càlculs matemàtics.
- Ordena i filtra les dades.
- Organitza col·leccions complexes de dades.
- Controlat per un sistema de gestió de bases de dades (DBMS).
- Accedeix i gestiona grans quantitats de dades.
Les bases de dades admeten la lectura i escriptura ràpides de contingut automàticament. A menys que utilitzeu un sistema d'eina d'activació casolana com If This Then That, un full de càlcul requereix l'entrada manual d'informació.
Microsoft Excel i Google Sheets són programes de full de càlcul que s'utilitzen habitualment. Tots dos estan disponibles gratuïtament en ordinadors, tauletes i telèfons intel·ligents.
A part de Microsoft Access a l'escriptori (i clons com LibreOffice Base), les eines de bases de dades més robustes resideixen als servidors. Les grans empreses utilitzen opcions com Microsoft SQL Server o la suite de servidors Oracle. Les persones de les comunitats de codi obert i Linux utilitzen eines com MariaDB.
Quan utilitzeu una base de dades, generalment l'apareixeu amb eines d'assistència. Com que les bases de dades requereixen Structured Query Language per accedir a la informació, eines com els dissenyadors d'informes visuals (com Crystal Reports) o eines de tauler (com Tableau) gestionen tant la generació d'SQL com el desenvolupament d'informes complexos.
Disseny: anàlisi vs. relacions
-
Optimitzat per a una anàlisi senzilla de dades.
- Habilitats de filtratge limitades.
- Capacitat limitada de comparar dades de diferents fonts.
- Pot enllaçar taules.
- Anàlisi relacional potent.
- Habilitats de càlcul limitades.
El fet que les bases de dades o els fulls de càlcul tinguin més sentit per a un propòsit determinat es deu a un grapat de característiques de casos d'ús.
Tot i que les fórmules de cerca i les regions anomenades uneixen algunes parts dels fulls de càlcul, un full de càlcul és un conjunt de dades autònom. Té una capacitat limitada per filtrar i agrupar diferents fulls de treball i fitxers de fulls de càlcul. Els fulls de càlcul estan optimitzats per a les finances i l'anàlisi de dades senzilla. Per a una selecció de números senzilla, aquest enfocament és superior a una base de dades. A més, les bases de dades requereixen més habilitats tècniques per configurar-les.
No obstant això, no és fàcil comparar informació de diferents dades en un full de càlcul. Les bases de dades imposen relacions i admeten consultes basades en atributs o subconjunts dins d'una o més taules. Les bases de dades enllacen taules de diverses maneres i realitzen estadístiques de resum sobre aquests subconjunts i superconjunts.
Informes: l'aparença és clau
- Aspecte personalitzable.
- Fàcil de crear gràfics.
- Funcions de format riques.
- Aspecte formalitzat.
- Racionalitza els informes.
- Format d'informe tabular.
Els fulls de càlcul presenten una graella d'informació. El contingut, el format, l'aparença i l'estructura els determina el propietari del full de càlcul. Les bases de dades requereixen una estructura formalitzada i separen la informació de l'aparença d'aquesta informació.
Un full de càlcul és alhora la capa d'informació i la presentació d'aquesta informació. Aquest enfocament racionalitza els informes senzills perquè els càlculs són transparents per a qualsevol persona que obriu el fitxer. A més, opcions com les línies de regles, l'ombrejat, els gràfics i els colors fan que la sortida final sembli com voleu.
Una base de dades genera informació en format tabular. Qualsevol format de la sortida s'ha de fer en un full de càlcul o en un altre programa, com ara una eina de tauler.
Ubicació de dades: accés a la informació i auditoria
- Documents autònoms.
- Opcions de seguretat limitades.
- Un usuari alhora.
- Servidors de bases de dades dedicats.
- Els permisos augmenten la seguretat.
- Múltiples usuaris simultanis.
Els fulls de càlcul són documents autònoms que resideixen en ordinadors individuals o servidors de fitxers. Les bases de dades, en la seva majoria, requereixen servidors de bases de dades dedicats. Això vol dir que és més feina crear una base de dades, però no podeu arxivar-la malament ni eliminar-la accidentalment.
Tot i que podeu protegir un full de càlcul amb contrasenya, en general no podeu auditar qui el visualitza o l'edita. Amb una base de dades, però, no podeu veure o modificar les dades tret que tingueu permís. La base de dades registra qualsevol visualització i edició que feu per a la descoberta futura.
En general, els fulls de càlcul estan dissenyats per ser oberts i editats per una persona alhora. Les bases de dades admeten molts usuaris que han iniciat sessió simultàniament.
Veredicte: el volum de dades decideix
Decidir si heu d'utilitzar una aplicació de full de càlcul o una base de dades depèn de la quantitat de dades amb què penseu treballar. Els fulls de càlcul són adequats per a llistes gestionables d'informació bàsica. Tanmateix, si teniu previst emmagatzemar grans quantitats de dades en brut durant un període de temps indeterminat, una base de dades és una inversió útil del vostre temps i recursos.
