Què cal saber
- Abans de digitalitzar els fitxers, creeu carpetes i subcarpetes per organitzar-los.
- Assegureu-vos que l'escàner o la impressora admet el programari de reconeixement òptic de caràcters (OCR) i que teniu instal·lat el programari OCR.
- El procés és diferent en funció de si voleu escanejar un document a Mac o escanejar un document a Windows.
La digitalització de documents en paper us pot ajudar a organitzar els vostres tràmits importants. Els fitxers digitals, inclosos els PDF, es poden convertir en fitxers cercables mitjançant el programari de reconeixement òptic de caràcters (OCR) que normalment inclou una impressora. Això vol dir que la vostra informació no ocupa espai i és més fàcil de trobar. A més, podeu desar els vostres fitxers digitals en CD o DVD, en una unitat flaix, en una instal·lació d'emmagatzematge en línia. A continuació s'explica com organitzar els documents escanejats.
Com utilitzar un escàner per organitzar-se
A continuació et mostrem alguns passos que pots seguir per organitzar la teva empresa o casa amb un escàner. Necessitareu un escàner de documents per fer-ho funcionar. No cal que sigui car ni elegant. Si no en tens cap, comença amb aquestes ressenyes d'escàners de fotos i escàners de documents per obtenir les millors compres.
Si no voleu un escàner a part, una impressora tot-en-un econòmica farà la feina.
-
Revisa els teus tràmits i decideix què pots digitalitzar i què pots llançar amb seguretat.
Probablement això trigarà una mica. Treballeu en petits increments si cal.
-
Abans de digitalitzar els fitxers, creeu carpetes i subcarpetes per emmagatzemar els fitxers. Penseu en les categories que necessiteu i configureu una carpeta per a cadascuna. Col·loqueu els rebuts de la targeta de crèdit en una carpeta, la documentació de l'assegurança del cotxe en una altra. Les factures de telèfon, els rebuts de queviures, les factures de reparació de la llar, etc. es poden col·locar en carpetes separades. Dins de cada carpeta, creeu subcarpetes per a cada any (o mes). És més fàcil començar amb un sistema organitzat i afegir documents nous al fitxer correcte que no pas reorganitzar el sistema cada vegada que s'escaneja un nou rebut.
Per crear una carpeta nova a Windows, feu clic amb el botó dret a l'escriptori i seleccioneu Nou > Carpeta Repetiu aquest pas mentre esteu a la nova carpeta carpeta per crear una subcarpeta. Per crear una carpeta nova al Mac, seleccioneu Fitxer > Nova carpeta o premeu Maj+ Ordre +N
-
Assegureu-vos que l'escàner o la impressora inclogui el programari de reconeixement òptic de caràcters (OCR). Això us permet escanejar documents en format PDF i editar-los. Hi ha moltes possibilitats que s'instal·li un programari OCR decent al vostre ordinador Windows.
Si el programari OCR no està instal·lat a l'ordinador, ABBYY FineReader i Adobe Acrobat Pro DC són opcions populars.
-
És hora d'escanejar els vostres documents. Com ho feu exactament depèn del tipus d'escàner i de programari que feu servir.
Lifewire té guies per escanejar documents a Windows i Mac.
- Quan hàgiu acabat de digitalitzar documents, mantingueu-vos al capdavant de la documentació física. Assegureu-vos d'escanejar documents automàticament cada vegada que rebeu nous rebuts o documentació. En cas contrari, els papers es tornaran a amuntegar.
