Introduir dades correctament en un full de càlcul per primera vegada evita problemes més endavant i facilita l'ús de moltes de les eines i funcions d'Excel, com ara fórmules i gràfics. Aquest tutorial cobreix les coses bàsiques per introduir dades en programes de fulls de càlcul com Excel, Google Sheets i Open Office Calc.
Les instruccions d'aquest article s'apliquen a Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel per a Mac, Excel per a Microsoft 365 i Excel Online.
Visió general de l'entrada de dades d'Excel
Els fulls de treball Excel són eines d'anàlisi potents que emmagatzemen grans quantitats de dades. Assegureu-vos que les vostres dades es mostren i s'analitzen correctament utilitzant les pràctiques recomanades d'Excel per introduir dades.
Aquestes són les coses a fer i no a tenir en compte quan utilitzeu Excel:
- Fes planifica el teu full de càlcul.
- No deixeu files o columnes en blanc quan introduïu dades relacionades.
- Fes estalvia amb freqüència i desa en dos llocs.
- No utilitzeu números com a encapçalaments de columna i no inclogueu unitats amb les dades.
- Fés utilitza referències de cel·les i intervals de nom a les fórmules.
- No deixar les cel·les que contenen fórmules desbloquejades.
- Fes ordena les teves dades.
Planifiqueu el vostre full de càlcul
Quan introduïu dades a Excel, és una bona idea planificar abans de començar a escriure. Decidiu com s'utilitzarà el full de treball, les dades que contindrà i què es farà amb aquestes dades. Aquestes decisions afecten significativament el disseny final del full de treball.
Planificar abans d'escriure estalvia temps després si cal reorganitzar el full de càlcul per fer-lo més eficient.
Aquí teniu alguns punts a tenir en compte a l'hora de planificar els vostres llibres de treball d'Excel:
- Quin és l'objectiu del full de càlcul?
- Quantes dades conté el full de càlcul?
- Són necessaris els gràfics?
- S'imprimirà el full de càlcul?
Conclusió
La finalitat del full de càlcul determina la ubicació de les dades, ja que la informació més crítica ha de ser visible i fàcilment accessible. Si les vostres dades requereixen càlculs, els càlculs determinen quines fórmules i funcions són necessàries i on s'han d'introduir les fórmules.
Quantes dades conté el full de càlcul?
La quantitat de dades que conté el full de càlcul inicialment i la quantitat que s'hi afegirà posteriorment determina el nombre de fulls de treball que necessitareu per al llibre de treball.
Aquí tens alguns consells:
- No repartiu massa les vostres dades. Quan les dades es troben en diversos fulls de treball, pot ser difícil trobar informació específica. A més, els càlculs que abasten diversos fulls de treball o llibres de treball afecten el rendiment d'Excel.
- Per als fulls de treball grans, mostreu els totals significatius de les columnes a sobre dels encapçalaments de les columnes, en lloc de la part inferior del full de treball per trobar informació resumida ràpidament.
Es necessiten gràfics?
Si totes o part de les dades s'utilitzaran en un gràfic o gràfics, podria afectar el disseny de la informació.
Seguiu aquestes pràctiques recomanades quan feu servir gràfics:
- Depenent del tipus de gràfic, és possible que les dades s'hagin d'agrupar de manera diferent. Per exemple, creeu una àrea de resum per als gràfics circulars.
- Per als fulls de càlcul grans, moveu els gràfics a pàgines separades perquè els fulls de treball no estiguin plens de dades i imatges.
S'imprimirà el full de càlcul?
La manera d'organitzar les dades depèn de com s'imprimiran. S'imprimiran totes les dades o només algunes de les dades? Les dades s'imprimiran en disseny vertical o horitzontal?
Quan imprimiu fulls de treball, tingueu en compte aquests consells:
- Si el full de treball s'imprimeix amb la vista vertical en paper de mida carta (8,5" x 11"), col·loqueu la majoria de les dades en files sota unes quantes columnes. D'aquesta manera, els encapçalaments són visibles en un sol full.
- Si el full de treball s'imprimeix en diversos fulls, imprimiu els encapçalaments de les columnes a la part superior de cada pàgina. Els encapçalaments de les columnes ofereixen una visió general de les dades i fan que les dades siguin més accessibles i fàcils de llegir.
- Si s'imprimeixen diverses columnes de dades, utilitzeu el disseny horitzontal per mantenir tots els encapçalaments en una pàgina. De nou, si calen diversos fulls, imprimiu els encapçalaments de les columnes a la part superior de cada pàgina.
- Si el full de treball conté gràfics, moveu els gràfics a un full diferent abans d'imprimir el quadern.
No deixeu files o columnes en blanc quan introduïu dades relacionades
Les files o columnes en blanc a les taules de dades o els intervals de dades relacionats dificulten l'ús adequat de diverses de les funcions d'Excel, com ara gràfics, taules dinàmiques i funcions específiques.
Fins i tot les cel·les en blanc d'una fila o columna que contenen dades poden causar problemes, com es mostra a la imatge següent.
L'absència d'espais buits ajuda a Excel a detectar i seleccionar dades relacionades quan s'utilitza una sèrie de funcions com ara l'ordenació, el filtratge o la suma automàtica.
Quan vulgueu dividir les dades per facilitar-ne la lectura, feu servir vores o formateu els encapçalaments i les etiquetes. Utilitzeu indicis visuals com el text en negreta, les línies i el color de la cel·la per separar i ress altar les dades.
Seguiu aquests consells quan treballeu amb dades en files i columnes:
- Coloqueu un encapçalament descriptiu a la part superior de la primera columna de la taula amb les dades a sota.
- Si hi ha més d'una sèrie de dades, enumereu-les una darrere l' altra en columnes (d'esquerra a dreta) amb el títol de cada sèrie a la part superior.
Conclusió
Si bé mantenir les dades relacionades juntes és essencial, també és útil separar intervals de dades no relacionats. Deixeu columnes o files en blanc entre diferents intervals de dades o altres dades al full de treball perquè Excel seleccioneu els intervals o les taules de dades relacionades correctes.
Desa sovint
La importància de desar la feina amb freqüència no es pot exagerar ni dir massa sovint. Si utilitzeu un full de càlcul basat en web, com ara Google Sheets o Excel Online, desar no és cap problema. Aquests programes no tenen una opció de desar. En lloc d'això, els fulls de càlcul es desen automàticament al vostre compte al núvol amb la funció de desar automàticament.
Per als programes de fulls de càlcul d'escriptori, deseu el vostre treball després de dos o tres canvis. Per exemple, deseu després d'haver afegit dades, format els encapçalaments de columnes o introduït una fórmula. Com a mínim, desa la teva feina cada dos o tres minuts.
Tot i que l'estabilitat dels ordinadors i del programari informàtic ha millorat dràsticament amb el pas del temps, el programari continua bloquejant-se, es produeixen talls de corrent i, de vegades, altres persones ensopeguen amb el cable d'alimentació i el treuen de la presa de corrent. I quan es produeixen accidents, la pèrdua de dades augmenta la vostra càrrega de treball a mesura que reconstruïu el que ja heu fet.
Excel té una funció de desat automàtic, que normalment funciona molt bé, però no us hauríeu de confiar completament. Acostuma a protegir les teves dades amb desats freqüents.
Drecera per desar
No cal que moveu el ratolí a la cinta i feu clic a les icones per desar el vostre treball. En comptes d'això, acostumau-vos a desar amb la combinació de tecles de drecera. Quan vulgueu desar el vostre full de treball, premeu Ctrl+ S.
Desa en dos llocs
També és important desar les dades en dues ubicacions diferents. La segona ubicació és una còpia de seguretat. La millor còpia de seguretat és aquella que es troba en una ubicació física diferent de l'original.
Quan deseu una còpia de seguretat dels vostres llibres de treball, penseu a desar fitxers al vostre compte al núvol. Quan els llibres de treball s'emmagatzemen a l'ordinador i al núvol, no només tindreu una còpia de seguretat al núvol, sinó que el núvol està dissenyat amb còpies de seguretat redundants, el que significa que les vostres dades s'emmagatzemen en diversos servidors.
Còpies de seguretat basades en núvol
Un cop més, fer una còpia de seguretat no ha de ser una tasca que requereixi molt de temps.
Si la seguretat no és un problema, com si el full de treball és una llista dels vostres DVD, probablement n'hi ha prou amb enviar-vos una còpia per correu electrònic. Si la seguretat és un problema, l'emmagatzematge al núvol és una opció.
En el cas dels fulls de càlcul en línia, els propietaris del programa fan una còpia de seguretat dels seus servidors, i això inclou totes les dades d'usuari. Però per estar segur, baixa una còpia del fitxer al teu ordinador.
No utilitzeu números com a encapçalaments de columnes i no inclogueu unitats amb les dades
Feu servir els encapçalaments a la part superior de les columnes i al principi de les files per identificar les vostres dades, els encapçalaments fan que les operacions com ara l'ordenació siguin més senzilles. Però no utilitzeu números com ara 2012, 2013, etc. com a encapçalaments.
Tal com es mostra a la imatge de d alt, els encapçalaments de columnes i files que són números poden incloure's sense voler als càlculs. Si les vostres fórmules contenen funcions que seleccionen automàticament l'interval de dades per a l'argument de la funció, com ara Suma automàtica, els números dels encapçalaments de les columnes provocaran un problema.
Normalment, aquestes funcions, que també inclouen AutoMax i AutoAverage, buscaran primer columnes de números i després buscaran a l'esquerra una fila de números. Tots els encapçalaments que siguin números s'inclouran a l'interval seleccionat.
Els nombres que s'utilitzen com a encapçalaments de fila es poden confondre com una altra sèrie de dades si es seleccionen com a part d'un interval d'un gràfic en lloc d'etiquetes d'eixos.
Formateu els números a les cel·les de l'encapçalament com a text o creeu etiquetes de text precedint cada número amb un apòstrof ('), com ara "2012 i "2013". L'apòstrof no es mostra a la cel·la, però canvia el número a dades de text.
Conserva les unitats als encapçalaments
No introduïu moneda, temperatura, distància ni altres unitats a cada cel·la amb les dades del número. Si ho feu, hi ha la possibilitat que Excel o Google Sheets vegin totes les vostres dades com a text.
En lloc d'això, col·loqueu les unitats als encapçalaments a la part superior de la columna per assegurar-vos que aquests encapçalaments estiguin en format de text i que no creïn cap problema.
Text a l'esquerra, números a la dreta
Una manera ràpida de saber si teniu dades de text o números és comprovar l'alineació de les dades en una cel·la. De manera predeterminada, les dades de text s'alineen a l'esquerra a Excel i a Google Sheets, i les dades numèriques s'alineen a la dreta en una cel·la.
Tot i que aquesta alineació predeterminada es pot canviar, el format s'ha d'aplicar després d'introduir totes les dades i fórmules. L'alineació predeterminada us dóna una pista si les dades tenen el format correcte al full de treball.
Percentatge i símbols de moneda
La millor pràctica per introduir dades en un full de treball és introduir el número normal i després formatar la cel·la per mostrar-lo correctament, per exemple, com a percentatge o com a moneda.
Excel i Google Sheets reconeixen els símbols de percentatge que s'escriuen en una cel·la juntament amb el número. Aquestes aplicacions també accepten símbols de moneda comuns, com ara el signe del dòlar ($) o el símbol de la lliura britànica (£) si els escriviu en una cel·la juntament amb dades numèriques, però altres símbols de moneda, com el rand sud-africà (R), s'interpreta com a text.
Per evitar possibles problemes, introduïu l'import i després formateu la cel·la per a la moneda en lloc d'escriure el símbol de la moneda.
Feu servir les referències de cel·les i els intervals amb nom a les fórmules
Tant les referències de cel·les com els intervals amb nom es poden utilitzar i s'han d'utilitzar a les fórmules per mantenir les fórmules i tot el full de treball lliure d'errors i actualitzats.
Les referències de cel·la són una combinació de la lletra de la columna i el número de fila d'una cel·la, com ara A1, B23 i W987. Les referències de cel·les identifiquen la ubicació de les dades en un full de treball.
Un interval amb nom o un nom definit és semblant a una referència de cel·la, ja que s'utilitza per identificar una cel·la o un interval de cel·les en un full de treball.
Referència de dades en fórmules
Les fórmules s'utilitzen a Excel per fer càlculs com ara sumes o restes.
Si els nombres reals estan en fórmules com ara:
=5 + 3
Cada vegada que canvien les dades, heu d'editar la fórmula. Així, si els nous nombres són 7 i 6, la fórmula es converteix en:
=7 + 6
Com a alternativa, si introduïu les dades a les cel·les del full de treball, feu servir referències de cel·les o noms d'interval a la fórmula en lloc dels números.
Si introduïu el número 5 a la cel·la A1 i el 3 a la cel·la A2, la fórmula es converteix en:
=A1 + A2
Per actualitzar les dades, canviareu el contingut de les cel·les A1 i A2, però mantindreu la fórmula tal com està. Excel actualitza automàticament els resultats de la fórmula.
Aquest mètode és útil quan el full de treball conté fórmules complicades i quan diverses fórmules fan referència a les mateixes dades. Aleshores, només canviareu les dades en una ubicació, que al seu torn actualitzarà les fórmules que hi fan referència.
Les referències de cel·les i els intervals de nom també fan que els fulls de treball siguin més segurs protegint les fórmules de canvis accidentals i deixen accessibles les cel·les de dades que canvien.
Conclusió
Una altra característica d'Excel i de Fulls de càlcul de Google és que les referències de cel·les o els noms d'interval es poden introduir a les fórmules mitjançant la senyalització que implica fer clic a una cel·la per introduir la referència a la fórmula. El fet de assenyalar redueix la possibilitat d'errors causats per escriure una referència de cel·la incorrecta o escriure malament el nom d'un interval.
Utilitza els intervals amb nom per seleccionar dades
Donar un nom a una àrea de dades relacionades facilita la selecció de les dades que s'ordenaran o filtraran.
Si la mida d'una àrea de dades canvia, editeu l'interval amb nom amb el Gestor de noms.
No deixeu les cel·les que continguin fórmules desbloquejades
Després de passar tant de temps fent correctes les seves fórmules i utilitzant les referències de cel·les adequades, moltes persones cometen l'error de deixar aquestes fórmules vulnerables a canvis accidentals o no intencionats.
Bloqueja les cel·les que contenen les teves fórmules si fas servir referències de cel·les o intervals amb nom. Si cal, protegiu les cel·les amb contrasenya per mantenir-les segures.
Al mateix temps, deixeu les cel·les que contenen les dades desbloquejades perquè els usuaris puguin introduir canvis i mantenir el full de càlcul actualitzat.
La protecció d'un full de treball o llibre de treball és un procés de dos passos:
- Assegureu-vos que les cel·les correctes estiguin bloquejades.
- Protegiu el full de treball afegint una contrasenya.
Ordeneu les vostres dades
Ordeneu les vostres dades quan hàgiu acabat d'introduir-les. Treballar amb petites quantitats de dades no ordenades a Excel o Fulls de càlcul de Google no sol ser un problema, però a mesura que el full de càlcul es fa més gran, es fa difícil treballar-hi de manera eficient.
Les dades ordenades són més fàcils d'entendre i analitzar. Algunes funcions i eines, com ara BUSCAR V i SUBTOTAL, requereixen dades ordenades per obtenir resultats precisos.
A més, ordena les teves dades de diferents maneres per detectar tendències que al principi no són òbvies.
Seleccioneu les dades que voleu ordenar
Excel ha de conèixer l'interval exacte que cal ordenar i identifica àrees de dades relacionades si n'hi ha:
- No hi ha files ni columnes en blanc dins d'una àrea de dades relacionades.
- Files i columnes en blanc entre àrees de dades relacionades.
Excel també determina si l'àrea de dades té noms de camp i exclou aquesta fila de l'ordenació.
No obstant això, permetre que Excel seleccioni l'interval per ordenar pot ser arriscat, especialment amb grans quantitats de dades difícils de comprovar.
Utilitza els noms per seleccionar dades
Per assegurar-vos que es seleccionen les dades correctes, ress alteu l'interval abans d'iniciar l'ordenació. Si teniu previst ordenar el mateix rang de dades repetidament, el millor és donar-li un nom.
Quan ordeneu un interval de dades amb nom, escriviu el nom al quadre de nom o seleccioneu-lo de la llista desplegable associada. Excel ress alta automàticament l'interval correcte de dades al full de treball.
Ordenació de files i columnes amagades
Excel no inclou les files i columnes amagades de dades quan s'ordena, de manera que aquestes files i columnes s'han de mostrar abans que es faci l'ordenació. Per exemple, si la fila 7 s'amaga dins d'un rang de dades que s'ordenaran, es mantindrà com a fila 7 i no es mourà a la seva ubicació correcta a les dades ordenades.
El mateix passa amb les columnes de dades. L'ordenació per files implica reordenar les columnes de dades, però si la columna B s'amaga abans de l'ordenació, es mantindrà com a columna B després de l'ordenació.
Esborra números com a números
Comproveu que tots els números tinguin el format de números. Si els resultats no són els esperats, la columna pot contenir números emmagatzemats com a text i no com a números. Per exemple, els números negatius importats d'alguns sistemes de comptabilitat o un número introduït amb un apòstrofe inicial (') s'emmagatzemen com a text.
Quan les dades s'ordenen ràpidament amb el botó A-Z o Z-A, les coses poden anar malament. Si hi ha una fila o columnes en blanc a les dades, algunes de les dades s'ordenaran i altres no. La manera més senzilla d'assegurar-vos que heu seleccionat l'interval correcte de dades abans d'ordenar és donar-li un nom.
Si se selecciona una sola cel·la, Excel amplia la selecció a un interval (com si premeu Ctrl+ Maj+ 8 ) limitat per una o més columnes i files en blanc. A continuació, examina la primera fila de l'interval seleccionat per determinar si conté informació de capçalera o no.
Les capçaleres de columna han de complir unes directrius estrictes abans que Excel les reconegui com a capçalera. Per exemple, si hi ha cel·les en blanc a la fila de capçalera, Excel podria pensar que no és una capçalera. De la mateixa manera, si la fila de la capçalera té el mateix format que les altres files de l'interval de dades, és possible que Excel no reconegui la capçalera. A més, si una taula de dades consta de text i la fila de capçalera no conté més que text, Excel no reconeixerà la fila de capçalera; la fila de capçalera sembla una altra fila de dades a Excel.
Excel ordena només després de seleccionar l'interval i Excel determina si hi ha una fila de capçalera. Els resultats de l'ordenació depenen de si Excel ha tingut correctament la selecció de l'interval i la determinació de la fila de capçalera. Per exemple, si Excel no creu que hi hagi cap fila de capçalera, la capçalera s'ordena al cos de les dades.
Per assegurar-vos que el vostre interval de dades es reconeix correctament, utilitzeu Ctrl+ Maj+ 8drecera per veure què selecciona Excel. Si no coincideix amb les vostres expectatives, modifiqueu el caràcter de les dades de la taula o seleccioneu l'interval de dades abans d'utilitzar el quadre de diàleg Ordena..
Per garantir que els encapçalaments es reconeixen correctament, utilitzeu Ctrl+ Maj+ 8 drecera per seleccionar l'interval de dades i, a continuació, mireu la primera fila. Si la capçalera té cel·les en blanc entre les seleccionades a la primera fila, la primera fila té el format de la segona fila, o si heu seleccionat més d'una fila de capçalera, Excel suposa que no hi ha cap fila de capçalera. Per corregir-ho, feu canvis a la fila de capçalera per assegurar-vos que Excel els reconeix.
Si la vostra taula de dades utilitza capçaleres de diverses files, és possible que Excel tingui dificultats per reconèixer-les. El problema s'agreuja quan espereu que Excel inclogui files en blanc en aquesta capçalera; simplement no ho pot fer automàticament. Tanmateix, podeu seleccionar les files que voleu ordenar abans de fer l'ordenació. En altres paraules, sigui específic en què voleu que Excel ordeni; no deixis que Excel faci les suposicions per tu.
Desa les dates i les hores com a text
Si els resultats de l'ordenació per data no surten com s'esperava, les dades de la columna que conté la clau d'ordenació poden contenir dates o hores emmagatzemades com a dades de text i no com a números (les dates i les hores són dades numèriques amb format)..
A la imatge de d alt, el registre d'A. Peterson va acabar al final de la llista, quan, segons la data del préstec del 5 de novembre de 2014, hauria d'estar per sobre del d'A. Wilson, que també té una data de préstec del 5 de novembre. El motiu dels resultats inesperats és que la data de préstec d'A. Peterson s'ha desat com a text, en lloc de com a número.
Dades mixtes i classificació ràpida
Quan s'utilitza el mètode d'ordenació ràpida amb registres que contenen dades de text i números, Excel ordena el nombre i les dades de text per separat, col·locant els registres amb dades de text a la part inferior de la llista ordenada.
Excel també pot incloure els encapçalaments de les columnes als resultats de l'ordenació, interpretant-los com una fila més de dades de text en lloc dels noms de camp de la taula de dades.
Ordenar advertències
Quan s'utilitza el quadre de diàleg Ordena, fins i tot per ordenar en una columna, Excel pot mostrar un advertiment que s'ha trobat dades emmagatzemades com a text i ofereix aquestes opcions:
- Ordena qualsevol cosa que sembli un número com a número.
- Ordena els números i els números emmagatzemats com a text per separat.
La primera opció col·loca les dades de text a la ubicació correcta dels resultats de l'ordenació. La segona opció col·loca els registres que contenen dades de text a la part inferior dels resultats de l'ordenació tal com ho fa amb les ordenacions ràpides.
