Excel no té les capacitats de gestió de dades dels programes de bases de dades relacionals com ara SQL Server i Microsoft Access. El que pot fer, però, és servir com una base de dades senzilla que omple els requisits de gestió de dades.
A Excel, les dades s'organitzen mitjançant les files i columnes d'un full de treball. La funció de taula facilita la introducció, l'edició i la manipulació de dades.
Aquestes instruccions s'apliquen a les versions d'Excel 2019, 2016, 2013, 2010 i Excel per a Microsoft 365.
Condicions de la base de dades: registres i camps
Una base de dades és una col·lecció d'informació relacionada emmagatzemada en un o més fitxers informàtics. Sovint, les dades s'organitzen en taules de manera que es poden actualitzar, ordenar, corregir i filtrar fàcilment.
Una base de dades senzilla, com ara Excel, conté tota la informació sobre un tema en una única taula. Les bases de dades relacionals, en canvi, consten de moltes taules, cadascuna amb informació sobre temes diferents però relacionats.
Registres
En terminologia de base de dades, un record conté tota la informació o dades sobre un objecte específic de la base de dades. A Excel, cada cel·la d'un full de treball conté un element d'informació o valor.
Camps
Cada element d'informació d'un registre de base de dades, com ara un número de telèfon o un número de carrer, s'anomena camp. A Excel, les cel·les individuals d'un full de treball serveixen com a camps, ja que cada cel·la pot contenir una única informació sobre un objecte.
Noms de camp
És vital organitzar una base de dades perquè pugueu ordenar o filtrar les dades per trobar informació específica. Afegir encapçalaments de columnes, coneguts com a noms de camps, és més fàcil introduir dades en el mateix ordre per a cada registre.
Base de dades de mostra
A la imatge de d alt, cada estudiant té una fila separada a la taula que conté tota la informació disponible sobre ells.
Cada cel·la en una fila és un camp que conté una informació. Els noms dels camps de la fila de capçalera ajuden a garantir que les dades es mantenen organitzades mantenint totes les dades sobre un tema específic, com ara el nom o l'edat, a la mateixa columna per a tots els estudiants.
Eines de gestió de dades d'Excel
A més, Microsoft disposa de diverses eines de dades per facilitar el treball amb grans quantitats de dades emmagatzemades a taules d'Excel i per ajudar-les a mantenir-les en bon estat.
Ús d'un formulari per a registres
Una d'aquestes eines és el formulari de dades. Podeu utilitzar-lo per cercar, editar, introduir o suprimir registres en taules que continguin fins a 32 camps o columnes.
El formulari predeterminat inclou una llista de noms de camps en l'ordre en què estan disposats a la taula, per garantir que els usuaris introdueixen els registres correctament. Al costat de cada nom de camp hi ha un quadre de text per introduir o editar els camps de dades individuals.
Tot i que és possible crear formularis personalitzats, sovint només cal crear i utilitzar el formulari predeterminat.
Elimina els registres de dades duplicats
Un problema comú amb totes les bases de dades són els errors de dades. A més de simples errors ortogràfics o de camps de dades que f alten, els registres de dades duplicats poden ser una preocupació a mesura que una taula de dades creix de mida.
Es pot utilitzar una altra de les eines de dades d'Excel per eliminar aquests registres duplicats: duplicats exactes o parcials.
Ordenació de dades a Excel
Ordenar vol dir reorganitzar les dades segons una propietat específica, com ara ordenar una taula alfabèticament per cognoms o cronològicament de més vell a més jove.
Les opcions d'ordenació d'Excel inclouen l'ordenació per un o més camps, l'ordenació personalitzada, com ara per data o hora, i l'ordenació per files, que permet reordenar els camps d'una taula.
