Què cal saber
- Feu servir miniatures: aneu a Fitxer > Informació > Propietats > Propietats avançades > Resum i marqueu Desa les miniatures per a tots els documents de Word.
- Actualització de propietats: aneu a Fitxer > Informació > Propietats 643333452 Propietats avançades > Resum . Introduïu comentaris, paraules clau i altra informació.
- Altres consells: creeu carpetes per desar i ordenar els vostres fitxers de Word i utilitzeu un sistema de noms de fitxers coherent per trobar ràpidament els fitxers que voleu.
Aquest article ofereix suggeriments sobre com organitzar els fitxers de Microsoft Word. Les instruccions cobreixen Word 2019 a 2010 i Word per a Microsoft 365.
Desa tots els fitxers de Word amb miniatures
Desar fitxers de Word amb una imatge de previsualització o una miniatura facilita la identificació del document que necessiteu sense obrir-lo.
Per desar tots els documents de Word amb una vista prèvia o una imatge en miniatura:
-
A Microsoft Word, obriu un document en blanc o existent i, a continuació, aneu a la pestanya Fitxer.
Image -
Seleccioneu Informació.
Image -
Seleccioneu la fletxa del menú desplegable i trieu Propietats avançades.
Image -
Al quadre de diàleg Propietats, aneu a la pestanya Resum.
Image -
Seleccioneu la casella de selecció Desa les miniatures per a tots els documents de Word.
Image -
Seleccioneu D'acord.
Image
Actualitza les propietats del document de Word
Si treballeu amb diversos documents de Word que tenen noms i ubicacions semblants, utilitzeu la funció de propietats del document de Word.
-
Obre el document al qual vols afegir propietats descriptives i, a continuació, ves a la pestanya Fitxer.
Image -
Seleccioneu Informació.
Image -
Seleccioneu la fletxa del menú desplegable i trieu Propietats avançades.
Image -
Al quadre de diàleg Propietats, aneu a la pestanya Resum.
Image -
Introduïu comentaris, paraules clau, categories, un títol i informació sobre el tema per ajudar-vos a distingir els vostres fitxers.
Image - Seleccioneu D'acord per aplicar els canvis i tancar el quadre de diàleg. Quan arribi el moment de fer una cerca, Word pot trobar exactament el que necessiteu.
Feu carpetes al vostre ordinador i utilitzeu-les
Configureu una carpeta per als vostres documents de Word i poseu-hi un nom que no oblideu, com ara MyWordDocs Omple-la amb carpetes anomenades d'una manera que tingui sentit. i utilitzeu aquestes carpetes per desar i ordenar els vostres fitxers de Word. Si produïu notes de reunions setmanals, per exemple, feu una carpeta per a aquestes notes i incloeu-hi carpetes addicionals durant mesos o anys.
Si tens anys de documents de Word a l'ordinador i no tens temps d'obrir-los i decidir si els vols conservar o no, crea una carpeta per a cada any i mou els documents a aquestes carpetes. Aquesta és una bona manera d'emmagatzemar fitxers antics fins que tingueu temps d'organitzar-los d'una manera que us convingui.
Feu servir un sistema de noms de fitxers coherent
Establiu un sistema de noms per trobar ràpidament els fitxers que voleu. Hi ha moltes maneres d'anomenar els fitxers. Trieu un sistema de noms i feu-lo servir de manera coherent.
Aquí teniu alguns suggeriments:
- Inclou el tipus de document al nom del fitxer, per exemple, contracte, lloguer o butlletí. D'aquesta manera, podeu mirar el nom del fitxer per trobar un fitxer.
- Comenceu el nom del fitxer amb el nom del client (o el cognom del destinatari si els documents són lletres).
- Inclou la data al nom del fitxer.
Preneu-vos el vostre temps
Si el disc dur de l'ordinador té poc espai d'emmagatzematge, no abordeu les vostres tasques d'organització alhora. Divideu la feina en peces manejables i dedica 15 minuts al dia treballant-hi.
A mesura que organitzeu fitxers de Word a l'ordinador, col·loqueu cada fitxer en una de les carpetes que hàgiu creat, creeu una carpeta nova o suprimiu els fitxers que ja no necessiteu. Si no esteu segur de què fer amb un fitxer, col·loqueu-lo a una carpeta titulada HoldUntilDate i trieu una data en el futur en què, si no heu obert la carpeta en aquell moment, et sentiràs còmode suprimint-lo.
Sigui quins siguin els tipus de carpetes que feu, poseu-les a la vostra carpeta principal de Word, perquè sabreu on buscar.
