Malgrat la proliferació de mètodes de comunicació en línia, el correu electrònic segueix sent el més popular, amb prop de 300.000 milions de correus electrònics enviats cada dia el 2019. Tant si sou nou al correu electrònic com si el feu servir durant dècades, assegureu-vos que esteu seguint les regles de l'etiqueta del correu electrònic.
Revisa el teu missatge abans d'enviar
Després d'introduir les adreces dels vostres destinataris, crear una línia d'assumpte adequada, escriure el vostre missatge i adjuntar un parell de documents de suport, torneu enrere i assegureu-vos que ho heu fet tot bé:
- Reviseu el missatge. Hi ha res poc clar? Hi ha errors gramaticals o errors tipogràfics? Has dit tot el que volies dir?
- Comproveu les vostres fonts. Un enllaç a una font externa aclareix el vostre significat? Un enllaç ajudaria el vostre destinatari a trobar un lloc web ràpidament?
- Mireu els noms dels destinataris. Has oblidat una persona important que necessita veure el missatge? Heu afegit algú que no hauria de veure el missatge?
- Mireu la vostra adreça. Si en teniu més d'un, assegureu-vos d'enviar el missatge des del més adequat per a la finalitat del missatge.
- Determineu la prioritat del missatge. Cal etiquetar el missatge com a important?
- Afegeix documents de suport. Has oblidat els fitxers adjunts?
No responguis sempre a tots
Heu de saber quan i quan no respondre a tots els correus electrònics del grup. Si tothom al correu electrònic original (el que estàs responent) necessita saber què has de dir, fes servir Respon a tots.
Per exemple, la persona A us envia un correu electrònic a vos altres i a la persona B per tenir idees sobre com celebrar el 10è aniversari del vostre cap amb l'empresa. La teva resposta és rellevant tant per a la persona A com per a la persona B, així que fes servir Respon a tots per respondre a totes dues.
Si algú t'envia una invitació a una festa per correu electrònic a tu i a 20 amics més, la teva resposta no és rellevant per als altres destinataris del correu, així que fes servir Respon per enviar una resposta només al remitent original.
Escriu línies d'assumpte efectives
La clau per escriure un bon assumpte de correu electrònic és assegurar-se que capta breument l'essència del missatge. Aquests són alguns exemples:
- Reunió de vendes canviada a les 3:00
- Invitació a la festa de Halloween
- Revisions del text del lloc web
- Les 20 millors opcions de vídeo d'aquesta setmana
- Detalls de la teva nova subscripció
- Confirmació de la vostra cita
- Sol·licitud de voluntaris d'esdeveniments de recaptació de fons
Per fer que les línies d'assumpte siguin més efectives, incloeu l'acció que voleu que facin els destinataris, com ara:
- Invitació a la festa de Halloween - Confirmació d'assistència abans de l'11 de maig
- Revisions del text del lloc web: cal aprovació abans de dimarts
Conclusió
Quan reenvieu un missatge de correu electrònic d'una altra persona, expliqueu al nou destinatari per què ho feu i com espereu que se'n beneficiïn. Per exemple, diguem que un client, en Jay, t'envia una pregunta i tu no saps la resposta. Reenvieu el missatge a la vostra companya, la Sara, amb una nota que digui: "Sara, en Jay vol saber el procés per iniciar sessió al nostre portal des del seu dispositiu mòbil. Vegeu més avall per obtenir-ne més informació. Podeu ajudar-vos?"
Explica per què CC
Si envieu un missatge de correu electrònic a algú, expliqueu al destinatari principal que ho feu i per què. Per exemple, suposem que la Jenna vol unir-se al teu club de lectura i li estàs enviant informació al respecte. Li dirigiries a la líder del club de lectura, l'Ann, i escriuries a la Jenna: "Estic dirigint a la nostra líder, Ann, perquè vegi el que t'envio i ompli qualsevol cosa que pugui haver deixat de banda."Quan fas servir aquest procés, l'Ann també sap per què rep una còpia del missatge.
Conclusió
Els Els missatges de correu electrònic es poden perdre al correu o al filtre de correu brossa. Com a cortesia, especialment amb missatges importants (com els que tenen fitxers adjunts o els que tenen a veure amb els terminis), escriviu una nota breu per fer saber al remitent que ha rebut el seu correu electrònic. Per exemple, si el teu cap t'envia un projecte nou per treballar-hi, respon: "Entenc, començaré demà".
Feu servir les sigles amb moderació
No tothom coneix tots els acrònims, així que feu servir el menor nombre possible i només quan estigueu segur que el destinatari sàpiga què volen dir. Hi ha diverses sigles que s'utilitzen habitualment en la correspondència de correu electrònic empresarial. Aquí n'hi ha alguns:
- ASAP: tan aviat com sigui possible
- BTW: per cert
- EOD: final del dia
- EOM: final del missatge (normalment s'utilitza a l'assumpte per indicar que no hi ha cap cos de correu electrònic a seguir)
- EOW: final de setmana
- FYI: per a la vostra informació
- IMO: a la meva opinió
- OOO: fora de l'oficina
- Y/N: Sí o No
Conclusió
Com que no entens el context de les expressions facials i el to de veu al correu electrònic, no és un bon mitjà per expressar sarcasme o humor, sobretot amb destinataris que no coneixes bé. Expresseu el vostre missatge de manera senzilla i directa, almenys fins que conegueu millor un destinatari. Si realment no pots evitar-te, inclou una emoticona que somriu o riu per demostrar que estàs fent broma.
Tria un final adequat
De vegades és difícil saber com finalitzar un missatge de correu electrònic. Aquests són alguns suggeriments, basats en la situació:
- Gràcies o Moltes gràcies: si demaneu un favor.
- Amor o Abraçades: si el destinatari és un amic o un familiar.
- Salutacions o Millor: si el destinatari és un conegut casual.
- Atentament: si el vostre missatge és formal.
- Una salutació cordial o Atentament: si voleu mantenir un to formal de negoci.
