Clau per emportar
- Els treballadors solen fer múltiples tasques a les reunions, i les possibilitats que això s'augmentin a mesura que s'arrossega una reunió.
- No totes les tasques múltiples són dolentes, però, i la "multitasca positiva" pot millorar la productivitat.
- Les plataformes de treball remot poden afegir funcions noves que impulsin els treballadors cap a tasques rellevants per a una reunió.
Si treballes de forma remota, hi ha moltes possibilitats que hagis fet diverses tasques durant una reunió durant la setmana passada i gairebé no estigues sol.
Un nou document publicat per Microsoft posa números al problema. Tot i que la multitasca era rara en reunions breus i petites, va augmentar a nivells gairebé universals en reunions que es van allargar durant més d'una hora. Tanmateix, no tot són males notícies: el document, que es va centrar en l'ús de Microsoft Teams, suggereix diverses maneres en què els treballadors poden millorar la seva atenció.
"FocusAssist per a Windows ja s'ha enviat i podria ser una gran ajuda aquí", va dir per correu electrònic la doctora Mary Czerwinski, investigadora col·laboradora i gestora d'investigació de Microsoft. "La programació del temps de focus mitjançant Cortana és una altra opció disponible a Outlook."
Què ha de fer un treballador remot?
La realització de múltiples tasques en una reunió sovint es considera groller o contraproduent, i el document va trobar que això de vegades era cert. Tanmateix, els investigadors argumenten un punt més complex. No totes les tasques múltiples són negatives i es poden utilitzar eines per guiar els treballadors remots cap a resultats positius.
Els participants van detallar els avantatges de la multitasca positiva en un diari anònim. "M'he sentit menys frustrat per les reunions que no em van ser molt útils", va dir un.
Altres van dir que agraeixen l'opció de prestar molta atenció quan sigui necessari, i després centrar-se en un altre lloc quan no ho sigui. Els participants van dir que la multitasca els va ajudar a trobar informació, com ara fitxers relacionats o intercanvis de correu electrònic, rellevant per a una reunió.
… una marató de 80 minuts que provoca gemecs té més de sis vegades més probabilitats d'encoratjar la multitasca.
Dr. Czerwinski va dir que els treballadors remots que utilitzen Microsoft Teams o Windows poden recórrer a Focus Assist i Focus Time per eliminar les distraccions que no són rellevants per a una reunió i dedicar temps per centrar-se en tasques específiques. El document afavoreix qualsevol eina que deixi de banda les exigències externes sobre l'atenció dels treballadors durant una reunió.
Les funcions noves i millors de les plataformes de treball remot podrien anar encara més enllà per fomentar la multitasca positiva. El document proposa un "mode d'enfocament" específic per a la reunió per ajudar els treballadors a fer múltiples tasques de maneres rellevants per a una reunió, com ara obrir correus electrònics o fitxers a la interfície d'una reunió en lloc d'una altra finestra o programa. Això fomentaria la multitasca positiva alhora que eliminaria les distraccions que es troben en altres programes.
Els investigadors també suggereixen eines d'agenda millorades que permeten que els treballadors surtin de les reunions abans d'hora o s'uneixin a la mitja reunió si només algunes parts de la reunió són rellevants. Això podria combatre l'archienemic de tots els nivells d'atenció: reunions llargues i avorrides.
Els treballadors remots toquen en reunions llargues
La multitasca no era especialment habitual quan es van agregar totes les reunions: al voltant del 30% de les reunions van implicar la multitasca de correu electrònic i aproximadament el 24% va veure la multitasca de fitxers.
Però això va canviar amb la durada. No és sorprenent que les reunions de menys de 20 minuts van mostrar pocs casos de multitasca, però van augmentar amb una velocitat sorprenent com a droga de reunió activada.
Una reunió de 20 a 40 minuts de durada tenia gairebé el doble de probabilitats d'enviar els assistents a buscar altres treballs, i una marató de 80 minuts que induïa gemecs tenia més de sis vegades més probabilitats de veure els treballadors distrets.
La mida de la reunió, com en, el nombre de persones assistents, també va ser crucial. Les reunions individuals van encoratjar el menys multitasca, i una tercera persona gairebé no va canviar el resultat. Però es va fer probable que s'endinsen en altres tasques a mesura que apareixien més cares en una videotrucada. La multitasca era més de dues vegades més probable en una reunió amb 10 persones o més.
Un participant va detallar una motivació relacionable. "En les grans reunions, com els ajuntaments, tendeixo a parar i escoltar realment quan es diu alguna cosa d'interès", va dir el participant. "La resta del temps, sembla que no em concentro gens en la feina."
Les dades incloïen un altre resultat més feble però més sorprenent: les reunions programades són una mala notícia. Una reunió programada tenia aproximadament una vegada i mitja més probabilitats d'afavorir la multitasca que una reunió ad hoc. De les reunions programades, les reunions recurrents eren el motiu més fèrtil per a la distracció.
"La manera com es programen i s'estructuren les reunions a distància s'associa significativament amb quan i fins a quin punt les persones divideixen la seva atenció", conclou el document. Per tant, abans de prémer Envia una invitació a una reunió d'una hora, reconsidereu-ho, tret que vulgueu donar temps als companys de feina perquè esborrin la seva safata d'entrada.
