La creació d'un tauler de control de Microsoft Excel implica extreure informació de diverses fonts perquè pugueu veure aquestes dades en un sol lloc. Excel ofereix diverses maneres de fer-ho, cosa que la converteix en una de les eines d'informes del tauler de control més potents que podeu utilitzar.
La informació d'aquest tutorial s'aplica a Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 i Excel per a Mac.
Què és un tauler d'Excel?
Un tauler de dades és una eina que t'ajuda a controlar i analitzar visualment les mètriques que són més importants per a tu. Podeu utilitzar un tauler per supervisar el rendiment del vostre negoci, l'eficiència d'un procés de fabricació o el rendiment del personal del vostre departament de vendes.
Independentment de com utilitzeu un tauler, el concepte sempre és el mateix: els fulls de càlcul de fons recullen dades des de fitxers, serveis o connexions d'API a bases de dades i altres fonts. El full principal mostra les dades d'aquests múltiples fulls en un sol lloc, on podeu revisar-ho tot d'un cop d'ull.
Els elements típics d'un tauler de dades a Excel inclouen:
- Gràfics
- Gràfics
- Calibres
- Maps
Podeu crear dos tipus de taulers. Per als informes del tauler de control, podeu crear un tauler de control estàtic a partir de dades d' altres fulls que podeu enviar a algú en un informe de Word o PowerPoint. Un tauler de control dinàmic és el que les persones poden veure dins d'Excel i s'actualitza sempre que s'actualitzen les dades dels altres fulls.
Introducció de dades a un tauler d'Excel
La primera fase de la creació d'un tauler d'Excel és importar dades a fulls de càlcul de diverses fonts.
Les fonts potencials per importar dades a Excel inclouen:
- Altres fitxers de llibres d'Excel
- Fitxers de text, CSV, XML o JSON
- base de dades SQL
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook i altres pàgines web
- Qualsevol altra base de dades que admeti ODBC o OLEDB
- Fonts web (qualsevol lloc web que contingui taules de dades)
Amb tantes fonts de dades potencials, la possibilitat de quines dades podeu introduir a Excel per crear taulers de control útils és il·limitada.
Per introduir una font de dades:
-
Obre un full de treball d'Excel buit. Seleccioneu el menú Data i al menú desplegable Obtenir dades, seleccioneu el tipus de dades que vulgueu i, a continuació, trieu la font de dades.
Image -
Navega fins al fitxer o una altra font de dades que vulguis importar i selecciona-lo. Seleccioneu Importar.
Image -
Depenent del tipus de font de dades que trieu, veureu diferents quadres de diàleg per transformar les dades en format de full de càlcul d'Excel.
Image -
El full s'omplirà amb totes les dades del fitxer extern o de la base de dades.
Image -
Per actualitzar les dades de manera que carreguin regularment els canvis fets a la font de dades externa, seleccioneu la icona Actualització a la part dreta de les Consultes i Connexionspanell.
Image -
Seleccioneu els tres punts al costat de l'enllaç EDIT a la part inferior de la finestra d'actualització i seleccioneu Propietats.
Image -
Configureu les dades per actualitzar-les des de la font de dades a intervals regulars configurant el Actualització cada xx minuts a l'interval que vulgueu actualitzar les dades.
L'actualització de dades de fonts externes és útil, però pot consumir temps de CPU si feu que la freqüència d'actualització sigui massa freqüent. Trieu una freqüència d'actualització que mantingui les dades actualitzades amb tanta freqüència com es canvien a la font, però no tan sovint que només copieu les mateixes dades cada vegada.
Image - Repetiu el procés anterior en fulls de treball nous i separats fins que hàgiu importat totes les dades que voleu utilitzar al vostre nou tauler.
- Finalment, creeu un full de treball nou, col·loqueu-lo com a primer full de treball al llibre de treball i canvieu-lo el nom Tauler de control.
Com crear un tauler d'Excel
Ara que teniu totes les dades que necessiteu al vostre llibre de treball d'Excel i totes aquestes dades s'actualitzen automàticament, és hora de crear el vostre tauler d'Excel en temps real.
El tauler d'exemple següent utilitzarà dades meteorològiques de llocs web d'Internet.
De vegades, quan importeu dades de fonts externes, no podeu traçar les dades importades. La solució per això és crear un full de càlcul nou i, a cada cel·la, escriviu =convert(i seleccioneu les dades del full de càlcul importat. Per als paràmetres de la unitat, només heu de seleccionar els mateixos paràmetres abans i després. Omple tot el full amb la mateixa funció perquè totes les dades es copien al full nou i es converteixin en números que pots utilitzar als diferents gràfics que crearàs per al teu tauler.
-
Creeu un Gràfic de barres per mostrar un únic punt de dades. Per exemple, per mostrar la humitat relativa actual (del 0 al 100 per cent), hauríeu de crear un gràfic de barres amb 0 per cent com a punt més baix i 100 per cent com a punt més alt. Primer, seleccioneu el menú Insereix i, a continuació, seleccioneu el gràfic de barres 2D de la columna agrupada.
Image -
Al menú Disseny de gràfics, del grup Dades, trieu Seleccioneu dades.
Image -
A la finestra Seleccioneu la font de dades que apareix, feu clic al camp Interval de dades del gràfic i, a continuació, seleccioneu la cel·la de les dades full de càlcul que voleu mostrar amb aquest gràfic de barres.
Image -
Canvia el títol del gràfic perquè coincideixi amb les dades que esteu mostrant. Actualitzeu els límits de l'eix perquè siguin del 0 al 100 per cent. A continuació, moveu el gràfic a l'àrea del guió on el voleu mostrar.
Image -
Repetiu els mateixos passos anteriors per crear gràfics de barres per a qualsevol altre punt de dades únic que vulgueu representar. Feu que l'interval de l'eix sigui el mínim i el màxim per a aquestes mesures. Per exemple, un bon rang de pressió baromètrica seria de 28 a 32.
Escollir l'interval de dades correcte és important perquè si només utilitzeu el predeterminat, és possible que l'escala sigui massa gran per a les dades, deixant la majoria dels gràfics de barres en blanc. En comptes d'això, manteniu l'extrem mínim i màxim de l'escala de l'eix només lleugerament inferior i superior als valors extrems possibles de les vostres dades.
Image -
Creeu un Gràfic de línies per mostrar una tendència de dades. Per exemple, per mostrar un historial de temperatures locals per a la vostra àrea local, haureu de crear un gràfic de línies que cobreixi els últims dies de dades que podeu importar de la taula del lloc web meteorològic. Primer, seleccioneu el menú Insereix i seleccioneu el gràfic Àrea 2D.
Image -
Al menú Disseny de gràfics, al grup Dades, seleccioneu Seleccioneu dades.
Image -
A la finestra Seleccioneu la font de dades que apareix, feu clic al camp Interval de dades del gràfic i, a continuació, seleccioneu les cel·les de les dades full de càlcul que voleu mostrar amb aquest gràfic de línies.
Image -
Canvieu el títol del gràfic perquè coincideixi amb les dades que esteu mostrant i moveu el gràfic a l'àrea del guió on vulgueu mostrar-lo.
Els gràfics són molt flexibles a l'hora de col·locar-los en un tauler. Podeu canviar la ubicació, així com la mida i la forma del giny del gràfic. Utilitzeu aquesta flexibilitat per dissenyar taulers de control organitzats que proporcionin tanta informació a l'usuari en el mínim espai.
Image -
Crea una Caixa de text per mostrar les dades de cadena dels fulls que has importat. Per exemple, per veure les actualitzacions dels avisos meteorològics al vostre tauler, enllaceu el contingut del quadre de text a una cel·la del full de dades importat. Per fer-ho, seleccioneu el menú Insereix, seleccioneu Text i, a continuació, seleccioneu el Caixa de text
Image -
Coloqueu el cursor del ratolí al camp de la fórmula, escriviu =i, a continuació, seleccioneu la cel·la de la taula de dades importades que conté les dades de la cadena que voleu mostrar.
Image -
Seleccioneu el quadre de text i utilitzeu la finestra Format de forma de la dreta per formatar l'àrea de visualització de text al vostre tauler.
Image -
També podeu comparar dos punts de dades als vostres fulls de dades importats mitjançant gràfics circulars Per exemple, és possible que vulgueu mostrar la humitat relativa en forma de gràfic circular. Primer, seleccioneu les dades que voleu mostrar i, al menú Insereix, seleccioneu el gràfic 2D Pie.
Els gràfics de sectors comparen dos o més valors. Si mostreu un percentatge com ara la humitat relativa, és possible que hàgiu de crear manualment una altra cel·la que resta aquest valor del 100% per al segon valor per comparar-lo. Això donarà lloc a un gràfic circular que mostra el valor percentual com a part del 100 per cent total possible.
-
Canvieu el títol del gràfic perquè coincideixi amb les dades que esteu mostrant i, a continuació, moveu el gràfic a l'àrea del guió on vulgueu mostrar-lo.
Image - Afegiu diversos tipus de gràfics de dades, podeu crear un tauler de control útil que mostri tot tipus de dades en un tauler de control convenient.
Afegiu atractiu visual i context amb color
Una altra manera d'afegir claredat al vostre tauler és donar als vostres gràfics de barres un farcit degradat que mostri un color d'advertència com el vermell per a les regions de les dades que poden no ser bones.
Per exemple, si voleu demostrar que una humitat relativa superior al 75% és incòmoda, podeu canviar el farciment degradat del gràfic de barres únic en conseqüència. Així és com.
-
Feu clic amb el botó dret a la vora exterior d'un gràfic de barres i seleccioneu Format l'àrea del gràfic.
Image -
Seleccioneu la icona Omplir a la subfinestra Format de l'àrea del gràfic i canvieu la selecció a Omplir degradat.
Image -
Seleccioneu cada icona de nivell al llarg de la línia d'emplenament degradat i canvieu el color i la foscor perquè s'adaptin al "bo" o al "dolent" d'aquest nivell. En aquest exemple, la humitat relativa alta s'esvaeix a vermell fosc.
Image - Repetiu aquest procés per a cada gràfic on afegir context de color al gràfic tingui sentit per a aquest punt de dades.
Com s'actualitzen automàticament els taulers d'Excel
Un cop creeu un tauler, no cal que feu res per actualitzar els gràfics. Totes les dades d'aquests gràfics i widgets s'actualitzen de la següent manera:
- Fulls amb dades importades actualitzades a la data que vau establir quan vau crear per primera vegada la importació de dades.
- Qualsevol full addicional que hàgiu creat per corregir o reformatar les dades dels fulls importats s'actualitzarà amb les dades noves d'aquests fulls.
- Cada widget del vostre tauler s'actualitza automàticament per mostrar les dades noves dins dels fulls actualitzats per als intervals que heu seleccionat quan vau crear aquests gràfics.
Aquestes actualitzacions es produeixen automàticament mentre Excel estigui obert.
Com utilitzar els taulers d'Excel
La creació de taulers a Excel pot ser útil per molts motius diferents. Tanmateix, és important crear-los en funció d'una necessitat específica, en lloc d'intentar crear un tauler de control que ho faci tot.
Per exemple, si sou un gerent de vendes i us interessa supervisar el rendiment del vostre equip de vendes, el tauler del director de vendes s'hauria de centrar en els indicadors clau de rendiment (KPI) relacionats amb el rendiment de les vendes.
Aquest tipus de tauler no hauria d'incloure informació que no estigui relacionada amb el rendiment de les vendes o, en cas contrari, el tauler podria estar massa desordenat. Un tauler desordenat fa que sigui més difícil veure les relacions i els patrons de dades que importen.
Altres consideracions a l'hora de crear taulers de control:
- Utilitzeu els gràfics adequats per obtenir les dades adequades.
- No feu servir massa colors al tauler.
- Disposeu el tauler amb dades similars i tipus de gràfics en blocs comuns.
- Assegureu-vos que cada gràfic mostri etiquetes senzilles i que no estiguin massa desordenats.
- Organitza els ginys en jerarquia d'importància, amb la informació més important a la part superior esquerra del tauler.
- Feu servir el format condicional per assegurar-vos que quan els números són dolents són vermells i quan són bons són verds.
El més important, utilitzeu la creativitat per dissenyar taulers informatius i interessants d'utilitzar.
