Què cal saber
- Primer, organitza les dades en un sol full d'Excel.
- A continuació, a Word, seleccioneu Mailings > Iniciar fusió de correspondència > trieu el tipus. Mailing > Seleccioneu els destinataris > Utilitzeu una llista existent > Obriu el full.
- Finalment, combina els camps de Word anant a Mailings > Insereix el camp de combinació. Trieu un camp i premeu Insereix.
Aquest article explica com utilitzar la funció de combinació de correspondència a Microsoft Word i Excel per combinar text d'un document de Word amb un document d'origen de dades, com ara un full de càlcul. Les instruccions d'aquest article s'apliquen a Word per a Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 i Word 2010.
Prepareu les dades per a la combinació de correspondència
La funció de combinació de correspondència de Word funciona perfectament amb les dades d'Excel. Tot i que podeu crear una font de dades a Word, les opcions per utilitzar aquestes dades són limitades. Si teniu dades de llista de distribució en un full de càlcul, no cal que torneu a escriure la informació a la font de dades de Word.
Podeu utilitzar qualsevol full de treball d'Excel en una funció de combinació de correspondència de Word sense cap preparació especial. Tanmateix, per evitar errors en el procés de combinació de correspondència, és una bona idea organitzar les dades al full de càlcul.
Assegureu-vos que tots els canvis que fareu al full de càlcul s'hagin completat abans de començar la combinació de correspondència. Un cop començada la combinació, fer qualsevol canvi pot provocar errors amb la combinació de correspondència.
Organitzar les dades del full de càlcul
Organitza les dades de la teva llista de correu d'Excel en files i columnes. Penseu en cada fila com un únic registre i en cada columna com un camp que voleu inserir al vostre document.
- Posar totes les dades en un sol full: les dades de la llista de correu que voleu utilitzar per a la combinació de correspondència han d'estar en un sol full. Si està distribuït en diversos fulls, combineu els fulls o realitzeu diverses combinacions de correspondència. A més, assegureu-vos que els fulls tinguin un nom clar, ja que heu de seleccionar el que voleu utilitzar sense poder veure'l.
- Crea una fila de capçalera: creeu una fila de capçalera per al full que voleu utilitzar per a la combinació de correspondència. Una fila de capçalera és una fila que conté etiquetes que identifiquen les dades de les cel·les que hi ha a sota. Per facilitar que Excel diferenciï entre dades i etiquetes, utilitzeu text en negreta, vores de cel·la i ombrejat de cel·les que siguin exclusius de la fila de capçalera. A més, assegureu-vos que les capçaleres que trieu coincideixen amb els noms dels camps de combinació, la qual cosa també farà que sigui menys probable que es produeixin errors.
- Format correctament les dades numèriques: assegureu-vos que coses com els números de carrer i els codis postals tinguin el format adequat per a la manera com haurien d'aparèixer un cop finalitzada la combinació de correspondència. El format incorrecte dels números pot provocar errors en la combinació.
Com especificar la llista de destinataris de la combinació de correspondència
A continuació us indiquem com associar el vostre full de treball d'Excel preparat que conté la vostra llista de correu amb el vostre document de Word:
-
A Word obriu el document que utilitzareu com a plantilla de combinació de correspondència. Pot ser un document nou o un document existent. Seleccioneu Mailing > Inicia la combinació de correspondència.
Image -
Trieu el tipus de combinació que voleu executar. Les teves opcions són
- Lletres
- Missatges de correu electrònic
- Sobres
- Lletres
- Directori
Si ho prefereixes, també pots utilitzar l'assistent de combinació de correspondència per crear la combinació de correspondència. Per a aquest exemple, seguirem els passos per crear una combinació de correspondència manualment.
-
A continuació, aneu a la pestanya Mailing i seleccioneu Seleccioneu destinataris > Utilitzeu una llista existent.
Image -
Navegueu al fitxer Excel que vau preparar per a la combinació de correspondència i seleccioneu-lo i, a continuació, seleccioneu Obrir.
-
Si Word us demana, trieu Full1$ > D'acord.
Si el vostre Excel té capçaleres de columna, marqueu la casella de selecció La primera fila de dades conté capçaleres de columna.
Crear o editar el document de combinació de correspondència
Amb el vostre full de càlcul d'Excel connectat al document de combinació de correspondència que esteu creant a Word, és hora d'editar el vostre document de Word.
En aquests moments no podeu fer canvis a la vostra font de dades a Excel. Per fer canvis a les dades, tanqueu el document a Word abans d'obrir la font de dades a Excel.
Insereix camps de combinació al document
A Word, seleccioneu Mailings > Insereix el camp de combinació per extreure informació del full de càlcul al document. Trieu el camp que voleu afegir (nom, cognom, ciutat, estat o un altre) i, a continuació, seleccioneu Insereix.
Veure els documents de combinació de correspondència
Word no transfereix el format de la font de dades quan s'insereixen camps de combinació en un document. Si voleu aplicar un format com ara cursiva, negreta o subratllat, feu-ho a Word.
Quan visualitzeu el document amb camps, seleccioneu les fletxes dobles a ambdós costats del camp on voleu aplicar el format. Quan visualitzeu les dades combinades al document, ress alteu el text que voleu canviar.
Qualsevol canvi de format es realitza a tots els documents combinats, no només al document de combinació en què l'has canviat.
Previsualitza els documents combinats
Per previsualitzar els documents combinats, aneu a Mailing > Vista prèvia dels resultats. Aquest botó funciona com un interruptor de commutació, de manera que si voleu tornar a veure només els camps i no les dades que contenen, torneu-lo a prémer.
Navegueu pels documents combinats mitjançant els botons de la pestanya Enviaments. Són, d'esquerra a dreta: Primer registre, Registre anterior, Vés al registre,Next Record i Últim registre.
Abans de combinar els documents, previsualitzeu-los tots, o tants com pugueu, per verificar que tot s'hagi combinat correctament. Presta especial atenció a la puntuació i l'espaiat al voltant de les dades combinades.
Finalitzar el document de combinació de correspondència
Quan estigueu preparat per combinar els documents, teniu dues opcions:
- Imprimeix documents: fusiona els documents a la impressora. Si trieu aquesta opció, els documents s'envien a la impressora sense cap modificació. Per fer-ho, seleccioneu Mailing> Finalitza i fusiona > Imprimeix documents.
- Edita documents individuals: si necessiteu personalitzar alguns o tots els documents (una alternativa és afegir un camp de nota a la font de dades per a notes personalitzades) o fer altres canvis abans d'imprimir, editeu cada document individual. Per fer-ho, seleccioneu Mailing > Finalitza i fusiona > Edita documents individuals
Sigui quin sigui el mètode que trieu, se us mostrarà un quadre de diàleg on podeu dir a Word que fusioni tots els registres, el registre actual o una sèrie de registres. Trieu els registres que voleu imprimir i, a continuació, seleccioneu D'acord.
Si voleu combinar un interval, introduïu el número inicial i el número final dels registres que voleu incloure a la fusió i, a continuació, seleccioneu D'acord.
