Què cal saber
- Seleccioneu Inicia la combinació de correspondència i trieu quin tipus de document voleu crear. A continuació, seleccioneu Seleccioneu destinataris per triar qui el rep.
- Seleccioneu Insereix el camp de combinació i afegiu tots els camps que vulgueu utilitzar. Seleccioneu Finalitza i fusiona per completar el procés.
- Com a alternativa, utilitzeu l' Assistent de combinació de correspondència pas a pas si necessiteu més ajuda guiada per crear el vostre document combinat.
L'ús de la combinació de correspondència a totes les versions de Microsoft Word combinarà les dades d'una font de dades amb el vostre document. És perfecte per a cartes, catàlegs, etiquetes i molt més. A continuació s'explica com començar amb aquesta funció d'estalvi de temps.
Com combinar correu a Word
En totes les versions actuals de Word, l'opció Combinació de correspondència de la pestanya Enviaments de la cinta us ajuda a crear una carta de combinació de correspondència.
Crea una carta des de zero o obre una carta existent abans de començar.
-
Seleccioneu Inicia la combinació de correspondència a la cinta de correu i seleccioneu el tipus de document que voleu crear. Per exemple, podeu seleccionar cartes, sobres o etiquetes. Alternativament, seleccioneu Assistent de combinació de correspondència pas a pas per obtenir més ajuda per crear el vostre document.
Image -
Trieu Seleccioneu destinataris a la cinta de correu per afegir destinataris al correu. Podeu crear una nova base de dades de destinataris. També podeu triar utilitzar una llista existent o contactes d'Outlook.
Image -
Al quadre Destinataris de la combinació de correspondència, utilitzeu les caselles de selecció per seleccionar els contactes que voleu incloure a la combinació de correspondència. Seleccioneu D'acord quan la vostra llista estigui a punt.
Image -
Seleccioneu Insereix el camp de combinació a la cinta de correu. Trieu el primer camp que voleu afegir. El nom del camp apareix allà on teniu el cursor situat al vostre document. Repetiu, inserint cada camp que voleu incloure. Alternativament, podeu seleccionar una opció com ara Bloc d'adreces o Línia de salutació
Podeu editar i formatar el text que envolta el camp. Els formats aplicats al camp es transferiran al document acabat. Podeu continuar afegint camps a la vostra carta.
Image -
Abans d'imprimir les cartes, hauríeu de revisar-les per comprovar si hi ha errors. En particular, presteu atenció a l'espaiat i la puntuació que envolten els camps. També voldreu assegurar-vos que heu inserit els camps correctes als llocs adequats.
Per previsualitzar les lletres, seleccioneu Vista prèvia dels resultats a la cinta de correu. Utilitzeu les fletxes per navegar pel document.
Image -
És possible que noteu un error a les dades d'un dels vostres documents. No podeu modificar aquestes dades al document de combinació. En comptes d'això, haureu de solucionar-ho a la font de dades.
Per fer-ho, seleccioneu Edita la llista de destinataris a la cinta de correu. Al quadre que s'obre, podeu modificar les dades de qualsevol dels vostres destinataris. També podeu limitar els destinataris. Desmarqueu la casella que hi ha al costat dels noms dels destinataris per ometre'ls de l'operació de combinació i seleccioneu D'acord.
Image -
Després d'haver revisat els documents, ja esteu preparat per finalitzar-los completant la fusió. Seleccioneu el botó Finalitza i fusiona a la cinta de correu. Podeu optar per editar documents individuals, imprimir les cartes o enviar-los per correu electrònic. Si trieu imprimir o enviar per correu electrònic les vostres cartes, un missatge us demanarà que introduïu un interval. Podeu optar per imprimir totes, una o un conjunt de lletres contigües. Word us guiarà pel procés per a cadascun.
Image
