Tens un full de càlcul d'Excel enorme del qual no pots fer-ne cap?
És hora d'organitzar la teva llista de contactes en una base de dades de Microsoft Access. És molt més fàcil del que us imagineu i, sens dubte, estareu satisfets amb els resultats. Aquest tutorial us guiarà pas a pas per tot el procés. Si no teniu el vostre propi full de càlcul i voleu seguir el tutorial, podeu descarregar el fitxer d'Excel de mostra utilitzat per generar el tutorial.
Crear una nova base de dades Access 2013
A menys que tingueu una base de dades existent que utilitzeu per emmagatzemar informació de contacte, probablement voldreu crear una nova base de dades des de zero. Per fer-ho, seleccioneu la icona de base de dades d'escriptori en blanc a la pantalla Introducció a Microsoft Office Access. Se us presentarà la pantalla de d alt. Proporcioneu un nom a la vostra base de dades, seleccioneu el botó Crea i començareu a treballar.
Comença el procés d'importació d'Excel
Seleccioneu la pestanya Dades externes a la part superior de la pantalla Accés i feu doble clic al botó Excel per iniciar el procés d'importació d'Excel.
Seleccioneu la font i la destinació
A continuació, se us mostrarà la pantalla que es mostra a d alt. Seleccioneu el botó Navega i navegueu fins al fitxer que vulgueu importar. Un cop hàgiu localitzat el fitxer correcte, seleccioneu el botó Obre.
A la meitat inferior de la pantalla, se us presenten les opcions de destinació d'importació. En aquest tutorial, ens interessa convertir un full de càlcul d'Excel existent en una nova base de dades d'Access, així que triarem Importar les dades d'origen a una taula nova a la base de dades actual Les altres opcions d'aquesta pantalla us permeten:
- Enllaceu la vostra base de dades a un full d'Excel perquè els canvis al full d'origen es reflecteixin a la base de dades.
- Importa dades a una taula de base de dades existent.
Un cop hàgiu seleccionat el fitxer i l'opció correctes, seleccioneu D'acord per continuar.
Seleccioneu els encapçalaments de les columnes
Assegureu-vos que el quadre La primera fila conté encapçalaments de columna estigui seleccionat si la primera fila del full de càlcul té noms de columna per a les dades, com ara Cognoms, Nom i Adreça. Això indicarà a Access que tracti la primera fila com a noms, en lloc de dades reals que s'emmagatzemen a la llista de contactes.
Seleccioneu Següent per continuar.
Creeu els índexs desitjats
Els índexs de bases de dades són un mecanisme intern que es pot utilitzar per augmentar la velocitat amb què Access pot trobar informació a la vostra base de dades. Podeu aplicar un índex a una o més de les columnes de la vostra base de dades en aquest pas. Simplement seleccioneu el menú desplegable indexat i seleccioneu l'opció adequada.
Tingues en compte que els índexs creen molta sobrecàrrega per a la teva base de dades i augmentaran la quantitat d'espai de disc utilitzat. Per aquest motiu, voleu mantenir les columnes indexades al mínim. A la nostra base de dades, la majoria de vegades estarem cercant el Cognom dels nostres contactes, així que creem un índex en aquest camp. És possible que tinguem amics amb el mateix cognom, així que volem permetre duplicats aquí. Assegureu-vos que la columna Cognom estigui seleccionada a la part inferior de les finestres i, a continuació, seleccioneu Sí (Duplicats OK) al menú desplegable Indexat.
Seleccioneu Següent per continuar.
Seleccioneu una clau principal
La clau primària s'utilitza per identificar de manera única els registres d'una base de dades. La manera més senzilla de fer-ho és deixar que Access us generi una clau primària. Seleccioneu l'opció Permet que l'accés afegeixi la clau principal i premeu Següent per continuar. Si esteu interessat a triar la vostra pròpia clau primària, potser voldreu llegir el nostre article sobre les claus de la base de dades.
Anomena la teva taula
Heu de proporcionar a Access un nom per fer referència a la vostra taula. Introduïu-ho al camp corresponent i seleccioneu el botó Finalitza.
Consulteu les vostres dades
Veureu una pantalla intermèdia que us demanarà si voleu desar els passos utilitzats per importar les vostres dades. Si no, segueix i selecciona Tancar.
A continuació, tornareu a la pantalla principal de la base de dades on podeu veure les vostres dades fent doble clic al nom de la taula al tauler esquerre.
Enhorabona, heu importat correctament les vostres dades d'Excel a Access!
