Quan programeu una reunió a Outlook amb una altra persona o grup de persones, reben un correu electrònic d'invitació amb els detalls de la reunió. Des d'aquest correu electrònic, poden acceptar o rebutjar la invitació a la reunió. Outlook afegeix la reunió al vostre calendari d'Outlook, fa un seguiment de les respostes dels vostres assistents i envia un recordatori abans que comenci la reunió.
Les instruccions d'aquest article s'apliquen a Outlook per a Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 i Outlook 2013.
Com enviar una invitació de calendari a Outlook
A continuació s'explica com programar una reunió a Outlook:
-
Seleccioneu la Inici tab.
Image -
Seleccioneu Articles nous > Reunió.
Com alternativa, premeu Ctrl+Maj+Q.
Image -
A la invitació de la reunió, introduïu una descripció de la reunió al quadre de text Títol.
Image -
Al quadre de text Obligatori, introduïu les adreces de correu electrònic de cada assistent que ha d'assistir a la reunió. A Outlook 2016 i 2013, introduïu les adreces de correu electrònic al quadre de text To.
Per seleccionar contactes de la llibreta d'adreces, seleccioneu Obligatori, Opcional o A.
Image -
Al quadre de text Opcional, introduïu les adreces electròniques de les persones a les quals voleu assistir a la reunió, però no cal que ho facin.
Image -
Tria una hora d'inici i una hora de finalització de la reunió.
Image -
Per bloquejar un dia sencer al calendari per a la reunió, seleccioneu Tot el dia.
Image -
Al quadre de text Ubicació, introduïu on celebreu la reunió.
Image -
A l'àrea Missatge, introduïu altra informació que els vostres assistents hauran de conèixer abans de la reunió i adjunteu els fitxers que vulgueu que revisin.
Per adjuntar un fitxer a la invitació de la reunió, seleccioneu la pestanya Insereix i, a continuació, seleccioneu Adjunta fitxer. Per afegir un enllaç a un document al vostre OneDrive, seleccioneu la fletxa desplegable Link.
Image -
Per defecte, quan envieu una invitació a una reunió a Outlook, la invitació inclou una sol·licitud de resposta i ofereix al destinatari l'opció de suggerir una nova hora per a la reunió. Per canviar aquestes opcions, seleccioneu la pestanya Reunió i, a continuació, seleccioneu Opcions de resposta
Image -
Selecciona Envia.
Si la vostra programació canvia o si els vostres assistents han de fer altres plans, cancel·leu la reunió o torneu-la a programar.
Image
Com configurar una reunió recurrent
Outlook també us permet configurar reunions recurrents. Utilitzeu aquesta opció per a les reunions que penseu repetir cada setmana, mes o un altre període. Amb una reunió recurrent, només heu d'introduir els detalls una vegada i afegirà tots els esdeveniments futurs al vostre calendari en funció de l'interval que hàgiu establert.
-
Seleccioneu la pestanya Inici i, a continuació, seleccioneu Articles nous > Reunió.
Image - A la invitació de la reunió, introduïu el títol, els assistents obligatoris, els assistents opcionals, la ubicació i un missatge que descrigui el propòsit de la reunió.
-
Selecciona Fes que sigui recurrent.
A Outlook 2016 i 2013, seleccioneu Reunió > Recurrència.
Image -
S'obrirà el quadre de diàleg Repetició de la cita. Introduïu l'hora d'inici, l'hora de finalització i la durada de la reunió.
Image -
A la secció Patró de recurrència, tria quan es tornarà a produir la reunió. Per exemple, una reunió setmanal regular que té lloc cada dilluns.
Image -
A la secció Rang de recurrència, trieu un període de temps durant el qual continuaran les reunions recurrents. Podeu dir que una reunió recurrent es cancel·li en una data determinada o després d'un nombre determinat d'ocurrències. Trieu Sense data de finalització si no voleu que la reunió caduqui.
Image -
Seleccioneu D'acord.
Image -
A la invitació de la reunió, seleccioneu Enviar.
Image
Com utilitzar l'Assistent de programació per crear una reunió
Si utilitzeu Microsoft 365 a la feina i sou usuari d'Exchange, utilitzeu l'Assistent de programació per trobar el millor moment per programar una reunió amb altres persones. Quan obriu l'Assistent de programació, veureu els calendaris de les persones que vau convidar a la reunió.
Per utilitzar l'Assistent de programació, creeu una invitació a una reunió, seleccioneu la pestanya Reunió > Assistent de programació.
Com veure la reunió al vostre calendari d'Outlook
Un cop creeu o accepteu una reunió, apareixerà al vostre calendari d'Outlook en funció de la informació de la data i l'hora. A continuació s'explica com trobar esdeveniments propers.
- Seleccioneu el Selector de visualització i, a continuació, seleccioneu Calendari.
- Per trobar la reunió, desplaceu-vos pel calendari o utilitzeu el quadre de cerca i introduïu el títol de la reunió.
-
Per veure els detalls de la reunió, feu doble clic a l'element del calendari.
Image -
Per veure les respostes, seleccioneu la pestanya Seguiment. La columna Response mostra quins assistents han acceptat la invitació a la reunió i quins no han respost.
Image -
Si heu rebut una acceptació verbal d'un assistent, seleccioneu Cap i, a continuació, seleccioneu Acceptat, Rebutjat, o va donar una resposta Tentative.
Image - Tanca la invitació a la reunió quan hagis acabat.
Com afegir persones a una invitació a una reunió existent
Podeu organitzar una reunió i després tenir més assistents per convidar més tard (per exemple, si contracteu un altre empleat i voleu afegir-los a les reunions habituals del personal). A continuació s'explica com convidar nous assistents a una reunió que ja heu configurat.
- Cerca la reunió al teu calendari.
- Feu doble clic a l'element de la reunió.
-
Seleccioneu la pestanya Assistent de programació > Afegeix assistents.
Image -
Al quadre de diàleg Seleccioneu assistents i recursos, trieu el nom de l'assistent.
Image -
Seleccioneu Obligatori o Opcional per indicar si l'assistent ha d'estar a la reunió o si la seva assistència és opcional.
Image -
Seleccioneu D'acord.
Image -
L'assistent apareix ara a la llista Tots els assistents de l'Assistent de programació.
Image -
Seleccioneu Envia una actualització.
Image
