Microsoft Teams ofereix una varietat d'eines per augmentar la productivitat i millorar la comunicació entre els empleats amb xat de text, trucades de veu i vídeo, funcionalitat per compartir fitxers, registres de torns en línia i els seus calendaris compartits.
La funcionalitat de calendari compartit de Microsoft Teams permet als membres del grup crear reunions directament dins de l'aplicació Teams, especificar detalls i afegir altres membres perquè no només se'ls avisi de l'esdeveniment, sinó que l'afegeixin als seus Microsoft Teams sincronitzats. calendari també.
Aquest article s'aplica a les aplicacions de Microsoft Teams a dispositius Windows 10, iOS i Android, a més de la versió web.
Com funcionen els calendaris de Microsoft Teams
Microsoft Teams és una eina de col·laboració dissenyada per a organitzacions o grups i, per tant, s'estructura pensant en un grup o equip. És possible que pugueu iniciar sessió en un grup de Microsoft Teams amb el vostre correu electrònic habitual, però la majoria de vegades se us assigna un correu electrònic de l'empresa que feu servir per accedir a Teams i a altres aplicacions i serveis relacionats de Microsoft 365.
L'aplicació Microsoft Teams té un calendari principal que s'assigna a tot el vostre grup o organització. Els membres del grup poden afegir reunions o esdeveniments a aquest calendari que es mostren automàticament al calendari per als altres membres. També es poden afegir persones a esdeveniments o reunions del calendari si han d'assistir.
Tècnicament, el calendari integrat (o predeterminat) s'anomena calendari de grup, mentre que els calendaris externs que es comparteixen a Microsoft Teams són calendaris compartits. Tanmateix, aquests termes sovint es barregen i la distinció entre ells s'ha desdibuixat.
És una bona idea fer referència als calendaris de Microsoft Teams amb noms únics en lloc d'utilitzar els termes Compartit o Grup per evitar confusions.
Els Els calendaris també es poden compartir amb Microsoft Teams des d'Outlook o d' altres serveis de programació com ara Google Calendar.
Com crear un esdeveniment de calendari compartit de Microsoft Teams
Aquí teniu el procés per crear un esdeveniment, conegut com a reunió a Microsoft Teams, que es pot compartir amb altres membres del grup i afegir-lo automàticament al calendari del grup.
Aquest exemple utilitza l'aplicació Microsoft Teams de Windows 10, però aquestes instruccions i els menús utilitzats són idèntics a totes les altres versions.
- Obre l'aplicació Microsoft Teams.
-
Selecciona Calendari.
Image -
Feu clic a Nova reunió.
Image -
Trieu la zona horària adequada al menú desplegable de la part superior de la pantalla.
Image No us haureu de preocupar per la zona horària en què es troben els membres del vostre equip, ja que l'hora de la vostra reunió s'ajustarà automàticament per a ells.
-
Escriviu un nom per a la vostra reunió al Afegeix el camp del títol.
Image -
Al camp Afegeix els assistents obligatoris, escriviu els noms de les persones que voleu que se'ls notifiqui l'esdeveniment. Quan comenceu a escriure, els noms haurien d'aparèixer automàticament perquè els seleccioneu.
Image Si voleu compartir aquest esdeveniment del calendari amb persones que no formen part del vostre grup de Microsoft Teams, o potser ni tan sols utilitzen Microsoft Teams, podeu fer-ho introduint la seva adreça electrònica completa en lloc del seu nom.
Fes clic a Opcional per afegir membres del grup que vulguis saber sobre la reunió però que no cal que assisteixis.
Un cop s'hagi creat la reunió, totes les parts convidades rebran una invitació a la seva adreça electrònica associada.
-
A continuació, especifiqueu l'hora d'inici i de finalització de la vostra reunió.
Image -
Feu clic a No es repeteix per obrir un menú i fer que la reunió sigui un esdeveniment habitual si ha de ser recurrent. Per exemple, és possible que vulgueu tenir aquesta mateixa reunió cada dia laborable, setmanalment o un cop al mes.
Image -
Feu clic a Afegeix un canal si la vostra reunió és específica d'una categoria determinada dins de la configuració de Microsoft Teams de la vostra empresa. Per exemple, és possible que vulgueu col·locar-lo dins d'un canal de gestors perquè només els membres de l'equip que utilitzen aquest canal sàpiguen que hi ha una reunió.
Image Podeu deixar molts d'aquests camps en blanc si voleu.
-
El següent és el camp Afegeix una ubicació. Malgrat el seu nom, això no és realment per especificar una ubicació física. En comptes d'això, serveix per seleccionar un sistema d'habitació o un dispositiu de telèfon de conferència habilitat per a Microsoft Teams connectat.
Si la vostra empresa no utilitza aquests dispositius, no us haureu de preocupar d'omplir aquest camp.
Image -
Al camp gran de la part inferior de la pantalla, escriviu els detalls del camp de la reunió, introduïu una descripció de la vostra reunió, l'agenda de la reunió o un missatge als assistents.
Image -
Finalment, feu clic a Envia. Això afegirà l'esdeveniment al vostre calendari de Microsoft Teams i convidarà els que heu afegit. Un cop responguin, l'esdeveniment també s'afegirà automàticament als seus calendaris.
Image Si no heu afegit ningú a l'esdeveniment, se us mostrarà el botó Desa. Això simplement desarà l'esdeveniment al vostre calendari personal de Microsoft Teams.
Què fa l'assistent de programació de Microsoft Teams?
L'opció Assistent de programació que es mostra quan es crea una reunió a Microsoft Teams en un ordinador és una manera alternativa de crear o editar un esdeveniment. Utilitza una interfície d'usuari més visual que mostra les opcions a la part esquerra de la pantalla i us permet seleccionar un període de temps amb el ratolí que fa automàticament els canvis a la programació.
El veritable avantatge de l'Assistent de programació és com mostra tots els horaris dels membres del grup. Això fa que sigui fàcil veure quins horaris i dies estan disponibles tothom i elimina la molèstia d'haver de preguntar als membres del grup quina hora els convé més.
Les programacions només apareixeran a l'Assistent de programació si l'administrador o altres usuaris les han introduït a Microsoft Teams. Si la vostra organització no utilitza Microsoft Teams per gestionar els horaris, aquesta funció no serà útil.
L'assistent de programació de Microsoft Teams és una eina completament opcional, tot i que alguns poden preferir-la a l'opció de creació de reunions predeterminada.
Com acceptar una invitació del calendari de Microsoft Teams
Un cop s'ha afegit a una reunió en un calendari de Microsoft Teams, gairebé immediatament hauríeu de rebre una invitació per correu electrònic.
Quan rebeu aquest correu electrònic, feu clic a l'enllaç Uniu-vos a la reunió de Microsoft Teams per acceptar la invitació. L'aplicació Microsoft Teams s'obre i t'afegeix a l'esdeveniment. Si no teniu instal·lat Microsoft Teams, se us demanarà que l'instal·leu.
Si no has rebut cap invitació, consulta amb el creador de l'esdeveniment per assegurar-te que ha utilitzat l'adreça electrònica correcta. També us recomanem que comproveu la vostra carpeta de correu brossa o de correu brossa.
Alguns serveis de correu electrònic poden demanar-vos que afegiu aquests esdeveniments de Microsoft Teams al seu propi sistema de calendari. Podeu fer-ho si voleu, però encara haureu de fer clic a l'enllaç de text del correu electrònic per acceptar la invitació.
Com utilitzar la creació i l'intercanvi d'esdeveniments d'Outlook Teams
Microsoft Teams requereix un compte de Microsoft per utilitzar-lo. Normalment, la vostra empresa o organització us proporcionarà un compte de Microsoft nou que es pot utilitzar per accedir a Microsoft Teams i a una varietat d' altres serveis de Microsoft Office.
El correu electrònic associat amb aquest compte de Microsoft es pot utilitzar per iniciar sessió a Outlook i, com que aquest compte també s'utilitza per accedir a Teams, les reunions del calendari es poden crear a Outlook i sincronitzar-les automàticament amb Microsoft Teams..
Perquè això funcioni, heu d'utilitzar el mateix compte de Microsoft per a Outlook i Microsoft Teams. Per exemple, no podeu utilitzar el vostre compte de correu electrònic personal d'Outlook per crear un esdeveniment per a un calendari laboral de Microsoft Teams.
Això es pot fer tant amb les aplicacions d'Outlook com a través de l'experiència web i tot el procés és gairebé idèntic a com faries una reunió a Microsoft Teams com es mostra més amunt.
Per accedir al calendari des d'Outlook, només cal que feu clic a la icona Calendar a la part inferior del menú esquerre. Un cop obert el calendari, feu clic a un dia per començar el procés de creació de l'esdeveniment.
Si voleu que un esdeveniment fet a Outlook es registri a Teams, heu d'activar l'interruptor al costat de Reunió d'equips, que es pot trobar al costat de la Cerca una habitació o una ubicació text. Si no ho feu, la funcionalitat del calendari compartit de Microsoft Teams no s'activarà i l'esdeveniment serà simplement un esdeveniment bàsic a la vostra programació del calendari d'Outlook.
Com compartir un altre calendari a Microsoft Teams
Si bé Microsoft Teams inclou la seva pròpia funció de calendari integrada, també és possible importar calendaris addicionals d'Outlook, Google o qualsevol altre servei de programació que proporcioni una adreça web compartible per als seus calendaris.
Això pot ser útil si el vostre equip utilitza una altra aplicació o servei per gestionar esdeveniments fora de l'ecosistema de Microsoft Office.
Aquest exemple utilitza Google Calendar, però el procés és idèntic per a altres serveis d'aquest tipus.
- Obre Google Calendar en un navegador web com de costum.
-
Passeu el cursor del ratolí per sobre d'un nom de calendari de manera que els tres punts apareguin a la dreta del seu nom. Feu clic als tres punts per obrir el menú.
Image -
Feu clic a Configuració.
Image -
Feu clic a l'adreça web a URL públic d'aquest calendari i premeu Ctrl + Vper copiar-lo al porta-retalls.
Image -
Obre Microsoft Teams i ves a un grup o xat al qual vulguis afegir el calendari.
Image -
Feu clic al símbol + a la part superior de la pantalla.
Image -
Feu clic al Lloc web.
Image -
Enganxeu l'adreça del vostre calendari al camp URL.
Image També podeu afegir-hi un nom personalitzat escrivint al camp Nom de la pestanya i escolliu si voleu avisar el grup de l'addició del calendari marcant la casella al costat de Publica al canal sobre aquesta pestanya.
-
Feu clic a Desa.
Image El vostre calendari es compartirà ara a Microsoft Teams i tothom podrà veure'l dins d'aquesta nova pestanya personalitzada.
Com editar una reunió d'equips de Microsoft
Per editar una reunió de Microsoft Teams que hàgiu creat o a la qual tingueu accés, tot el que heu de fer és fer-hi clic des del vostre calendari a l'aplicació Microsoft Teams i fer els canvis als camps corresponents.
Podeu afegir o eliminar assistents, canviar l'hora o la ubicació, i també editar el nom i la descripció de l'esdeveniment. Només assegureu-vos de fer clic a Envia una actualització quan hàgiu acabat per desar els canvis.
Si els canvis no es mostren ni per a tu ni per als membres del teu equip, prova de tancar l'aplicació completament i després tornar-la a obrir.
També podeu editar els esdeveniments d'Equips a Outlook obrint l'esdeveniment al calendari i fent clic a Edita.
