Perdre documents importants que has dedicat tant de temps a crear és frustrant, sobretot si ets com la majoria d'usuaris, que creen documents directament a l'ordinador i no gaudeixen d'una còpia manuscrita.
Aquí teniu sis maneres de protegir els vostres documents de processament de text.
No emmagatzemeu mai els vostres documents a la vostra unitat del sistema operatiu
Si bé la majoria dels processadors de textos desen els vostres fitxers a la carpeta Els meus documents, aquest és el pitjor lloc per a ells. Tant si es tracta d'un virus o d'una fallada del programari, la majoria dels problemes informàtics afecten el sistema operatiu i, sovint, l'única solució és reformatejar la unitat i reinstal·lar el sistema operatiu. En aquest cas, es perdrà tot el que hi ha a la unitat.
La instal·lació d'un segon disc dur a l'ordinador és una manera relativament econòmica de solucionar aquest problema. Un segon disc dur intern no es veurà afectat si el sistema operatiu està malmès, i fins i tot es pot instal·lar en un altre ordinador si en necessiteu comprar-ne un de nou.
Si sou escèptic sobre la instal·lació d'una segona unitat interna, un disc dur extern és una opció excel·lent. Es pot connectar una unitat externa a qualsevol ordinador en qualsevol moment connectant-la a un port USB o FireWire. Moltes unitats externes també tenen l'avantatge addicional de còpies de seguretat programades o d'un sol toc; tu especifiques les carpetes i la programació, i el programari s'encarrega de la resta.
Conclusió
No n'hi ha prou amb emmagatzemar els fitxers en una ubicació diferent a la del vostre sistema operatiu; heu de crear còpies de seguretat periòdiques dels vostres fitxers. Augmenteu les vostres probabilitats de poder recuperar un fitxer fent-ne una segona còpia de seguretat. Si les dades són importants, penseu a emmagatzemar una còpia de seguretat en una caixa forta ignífuga.
Aneu amb compte amb els fitxers adjunts de correu electrònic
Fins i tot si esteu segur que no contenen virus, els fitxers adjunts de correu electrònic us poden fer perdre dades. Per exemple, si rebeu un document amb el mateix nom que un a la vostra unitat i el vostre programari de correu electrònic està configurat per desar fitxers adjunts a la mateixa ubicació, correu el risc de sobreescriure el fitxer que ja hi ha. Això passa sovint quan col·labores en un document i els teus companys t'envien actualitzacions per correu electrònic.
Configureu el vostre programa de correu electrònic per desar els fitxers adjunts en una ubicació única o, tret d'això, pensa-ho dues vegades abans de desar un fitxer adjunt de correu electrònic al disc dur.
Compte amb l'error de l'usuari
Aprofiteu les garanties incloses al vostre processador de textos, com ara les funcions de versions i el seguiment dels canvis. Una manera habitual que els usuaris perden dades és quan editen un document i suprimeixen parts accidentalment. Un cop desat el document, les parts que s'han canviat o suprimit es perden tret que hàgiu activat les funcions que emmagatzemen els canvis.
Si no voleu tractar amb les funcions avançades, feu servir la tecla F12 abans de començar a treballar per desar el fitxer amb un nom diferent. No està tan organitzat com alguns dels altres mètodes, però és un mètode útil.
Vés al núvol
L'emmagatzematge de fitxers i les seves còpies de seguretat al núvol és cada cop més habitual. L'emmagatzematge al núvol ofereix molts avantatges, com ara espais generosos, facilitat d'ús, accés des d'on siguis i sigui quin sigui el dispositiu que facis servir i fiabilitat.
Els serveis d'emmagatzematge al núvol fan una còpia de seguretat dels seus servidors, de manera que hi ha una doble capa de protecció per als fitxers emmagatzemats d'aquesta manera. Per aquests motius, l'emmagatzematge al núvol és cada cop més la millor opció per a la majoria de la gent.
Hi ha diverses opcions gratuïtes principals:
- Google Drive ofereix 15 GB amb cada compte de Google.
- Els usuaris de Mac obtenen 5 GB amb iCloud, que està integrat a tots els dispositius Apple.
- Microsoft ofereix 5 GB d'espai amb OneDrive, que inclou els comptes de Microsoft 365 i Xbox.
Si necessiteu més espai d'emmagatzematge, els serveis anteriors ofereixen opcions de pagament, igual que altres empreses d'emmagatzematge al núvol.
Conserveu còpies en paper dels vostres documents
No us impedirà haver de tornar a escriure i formatar el vostre document, però mantenir una còpia impresa d'un document important, almenys, us assegurarà que tingueu el contingut del fitxer, i això és millor que no tenir res..
